I Trafikledsverkets upphandling söktes ett nytt slags kostnadsberäkningssystem och ett gränssnitt för det. Beställarnas mål var att utveckla ett system och ett gränssnitt som så bra som möjligt stöder utvecklingen och underhållet av den framtida trafik- och stadsinfrastrukturen samt beslutsfattandet i olika projektskeden.
Speciellt för upphandlingen var att beställarorganisationen var omfattande och att den genomfördes genom en alliansmodell. Alliansmodellen innebär att alla parter som är involverade i projektet (beställare, planerare och serviceproducenter osv.) ingår ett gemensamt avtal och bildar en allians. Alliansen fördelar projektets risker och nytta enligt ett på förhand avtalat sätt mellan parterna. I modellen samarbetar de parter som deltar i upphandlingen intensivt i varje skede av upphandlingen och beslutsfattandet, och kostnadsbildningen är öppen.
Upphandlingen var den andra it-alliansen som bildats i Finland. Den upphandlande enheten utnyttjade sina erfarenheter från den it-allians om datasystem som den deltagit i tidigare.
Den här upphandlingen av kostnadsberäkningssystem för infrastrukturprojekt var finalist i tävlingen Årets skickligaste upphandling 2018, som arrangerades av rådgivningsenheten.
Upphandlande enhet: Trafikledsverket + beställarkonsortium (Esbo, Helsingfors, Jyväskylä, Tammerfors, Vanda och Åbo)
Upphandling: Kostnadsberäkningssystem för infrastrukturprojekt
Uppskattat värde: Tjänst som överstiger EU:s tröskelvärden. För utvecklingen, genomförandet och driften reserverades sammanlagt 8 miljoner euro.
Upphandlingsförfarande: Förhandlat förfarande (genomförs genom en alliansmodell)
Kriterier för ekonomiskt mest fördelaktiga anbud: Pris-kvalitet 30 %–70 %. De slutliga anbuden bedömdes utöver priset enligt beskrivningen av projektteamet, projektgruppens samarbets- och innovationsförmåga (på basis av utvecklingsworkshoppar), den preliminära projektplanen samt kostnadsberäkningens logik.
Upphandlingsprocessens tidpunkt: Konkurrensutsättning i början av 2018. Utveckling i slutet av 2018 och genomförande från februari 2019. Målet att ta i bruk tjänsten år 2021.
Avtalsperiod 10 år + option på ett avtal som gäller tills vidare.
Upphandlingen hade som mål att öka kostnadsmedvetenheten i alla skeden inom infrastrukturprojekt. Den ökade kostnadsmedvetenheten gör det möjligt att hantera infrastrukturen kostnadsstyrt, målinriktat och totalekonomiskt.
Öppna gränssnitt, kompatibla datamodeller och förbindelser till andra tillämpningar möjliggör mångsidiga infallsvinklar till stöd för beslutsfattandet. Det nya kostnadsberäkningssystemet gör det möjligt att skapa modernare förfaringssätt med hjälp av de öppna gränssnitten. Till exempel blir det möjligt att vid upphandlingar öppna beställarens kostnadsberäkningar helt och hållet för serviceproducenterna, ända till insatsstrukturen.
Då kostnadsberäkningarna blir exaktare och informativare än tidigare kan beställaren identifiera kostnadsrisker bättre än tidigare. Det effektiviserar upphandlingen genom att kvaliteten och exaktheten hos anbuden blir bättre.
Beställaren bestämde att projektet skulle genomföras genom en alliansmodell, eftersom det var fråga om en långvarig upphandling som också kommer att innehålla utveckling i takt med att verksamhetsmiljön förändras. Det konstaterades att verksamhetsmiljön kommer att förändras kraftigt, och att det fanns en hel del kopplingar till andra system och funktioner. Man ville därför ha en upphandlingsform med ett så flexibelt och smidigt tillvägagångssätt som möjligt. Dessutom ville man säkerställa en bred kompetens inom infrastruktur och IT samt kännedom om kostnadsberäkningar och planeringsprogram samt övriga datasystem.
En infoworkshop ordnades för serviceproducenterna i januari 2018. Först presenterade beställarna projektet och sedan fick deltagarna föra fram sina önskemål samt ställa frågor om upphandlingen i form av en workshop. Anbudsförfrågan publicerades i mars 2018, och då hölls ytterligare två presentationer av anbudsförfrågan för anbudsgivarna. Den upphandlande enheten använde det elektroniska upphandlingssystemet under hela upphandlingen. Via systemet besvarades också serviceproducenternas frågor under upphandlingens olika skeden.
I maj 2018 hölls två utvecklingsworkshoppar med dem som valts ut till förhandlingar. Under workshopparna kunde beställarna simulera det framtida projektarbetet samt testa samarbetet och växelverkan med projektets nyckelpersoner.
Nyttan med den flexibla alliansmodellen. Alliansavtalet sporrar och möjliggör för alla parter att koncentrera sig på att samarbeta och lösa problem, eftersom det ekonomiskt bästa resultatet för alla nås då projektet lyckas (s.k. open book-principen). Dessutom kan man fastställa innehållet, i synnerhet för utvecklingsprojekt, genom att utnyttja hela organisationens expertis innan man börjar genomföra projektet.
En exemplarisk interaktion i upphandlingsprocessen. Den upphandlande enheten informerade mångsidigt marknaden om sina behov och om upphandlingen: infoworkshoppar, presentationer av anbudsförfrågan och utvecklingsworkshoppar. Konkurrensutsättningen av den krävande helheten lyckades väl ur ett helhetsperspektiv och fyra serviceproducentgrupper deltog till processens slut.
Effekter: Upphandlingen har resulterat i en ny modell för kostnadsberäkningar, som ger fördelar åt både beställaren och serviceproducenten.
Rådgivningsenheten för offentlig upphandling stöder god praxis vid upphandling. Kolla också vår podcastserie #Paremmathankinnat. Den innehåller tips på god praxis vid konkurrensutsättning och ledning av upphandling.
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.