Den dialog som följer upphandlingsbeslutet främjar öppenheten och transparensen i upphandlingsprocessen och fungerar i vissa situationer också som en responskanal för den upphandlande enheten. Den upphandlande enheten kan med hjälp av dialogen förtydliga skälen till sitt upphandlingsbeslut för anbudsgivarna. Enligt de upphandlande enheternas erfarenheter kan en lyckad dialog minska risken för besvär riktade till marknadsdomstolen.
Eftersom en dialog binder en del av både den upphandlande enhetens och anbudsgivarnas tid och resurser, för den upphandlande enheten i allmänhet inte dialoger vid varje upphandling. Den upphandlande enheten är tvungen att göra en avvägning mellan nyttan av dialogen och de resurser som behövs för den.
Rådgivningsenheten för offentlig upphandling har till de upphandlande enheternas förfogande sammanställt synpunkter och erfarenheter kring ämnet i sin nya finskspråkiga publikation. (kuntaliitto.fi). Initiativet till att samla in god praxis lyftes fram i diskussionerna i beredningsgruppen för Samarbetsforumet för offentlig upphandling.
I allmänhet finns det ingen tydlig på förhand fastställd ram för bilaterala diskussioner som förs efter upphandlingsbeslutet, eftersom innehållet i dialogen enligt de upphandlande enheternas erfarenheter varierar från fall till fall. Enligt de intervjuade upphandlande enheterna har anbudsgivarna varit nöjda med möjligheten att diskutera lösningarna i det upphandlingsbeslut som fattats. En del av anbudsgivarna har också förhållit sig till diskussionerna som en möjlighet att lära sig och få sparring för sin egen kompetens.
När det gäller upphandlingsdokumentens offentlighet bör de upphandlande enheterna komma ihåg att dialogen och de frågor som diskuteras inte utgör något undantag från bestämmelserna om upphandlingsdokumentens offentlighet: om man under dialogen behandlar till exempel den vinnande anbudsgivarens anbud, har den upphandlande enheten inte rätt att ge ut uppgifter om de yrkes- och affärshemligheter som ingår i anbudet.
Det är också viktigt att komma ihåg att en dialog inte eliminerar den skyldighet att motivera upphandlingsbeslutet som anges i upphandlingslagen.
Olika sätt att föra dialog kan användas. Utifrån de intervjuade upphandlande enheternas erfarenheter går publikationen igenom bland annat följande frågor:
I slutet av publikationen lyfter man dessutom fram aspekter som det är viktigt att komma ihåg i dialogen.
Författaren till publikationen, Sanna-Mari Suojanen, som är jurist vid Rådgivningsenheten för offentlig upphandling, betonar att man inte ska vara alltför rädd för att föra en öppen dialog med anbudsgivarna, eftersom parterna genom en korrekt genomförd dialog sannolikt förstår varandras synpunkter bättre.
– När jag gjorde utredningen var jag glad över de upphandlande enheternas mod att söka olika sätt att föra en dialog efter upphandlingsbeslutet, berättar Suojanen.
Rådgivningsenhetens alla anvisningar och publikationer kan laddas ner från Kommunförbundets webbarkiv.
De praktiska tipsen i publikationen baserar sig på Hansel Ab:s, FPA:s, Forststyrelsens och Vanda stads erfarenheter av dialogen efter upphandlingsbeslutet. Vi tackar våra nätverk för samarbetet och praktiska perspektiv!
Se också:
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.