Ett skriftligt upphandlingsbeslut bör alltid fattas om det avgörande som avslutar upphandlingsförfarandet. Den upphandlande enheten ska antingen i upphandlingsbeslutet eller i andra handlingar som anknyter till det redogöra för de omständigheter som påverkat avgörandet så exakt att en anbudssökande eller anbudsgivare med stöd av beslutet eller motiveringarna till det kan bedöma om skyldigheterna enligt lagen har uppfyllts vid upphandlingsförfarandet.
Ett skriftligt upphandlingsbeslut bör alltid fattas om det avgörande som avslutar upphandlingsförfarandet. Beslutet ska motiveras. Avgöranden som påverkar anbudssökandenas och anbudsgivarnas ställning kan också fattas stegvis under upphandlingsförfarandets gång. Avgörandena kan gälla t.ex. anbudssökandenas eller anbudsgivarnas lämplighet, huruvida anbuden överensstämmer med anbudsförfrågan eller, vid förhandlat förfarande som framskrider steg för steg, de preliminära anbud som omfattas av förhandlingarna. Den upphandlande enheten bör fatta ett motiverat skriftligt beslut också om dessa avgöranden.
Den upphandlande enheten ska antingen i upphandlingsbeslutet eller i andra handlingar som anknyter till beslutet redogöra för de omständigheter som påverkat avgörandet så exakt att en anbudssökande eller anbudsgivare med stöd av beslutet och motiveringarna till det kan bedöma om skyldigheterna enligt lagen har fullgjorts vid upphandlingsförfarandet.
Parterna ska fästa särskild uppmärksamhet på upphandlingsbeslutets motivering, eftersom det är på basis av beslutet som de bedömer upphandlingsprocessens riktighet och beslutar om användningen av eventuella rättsmedel. Omständigheter som påverkat avgörandet är till exempel de grunder enligt vilka den upphandlande enheten har bedömt en anbudssökandes eller anbudsgivares lämplighet eller enligt vilka ett anbud har ansetts strida mot anbudsförfrågan. När det gäller anbudsutvärderingen bör grunderna framställas med sådan exakthet att det för anbudsgivarna framgår hur deras anbud placerar sig i förhållande till andra anbud i anbudsförfarandet. Det gäller att motivera det poängtal som erhållits vid tillämpningen av jämförelsegrunderna. Av jämförelsen bör också framgå hur varje enskilt anbud har bedömts i fråga om varje jämförelsegrund.
Det räcker med att de viktigaste grunder på vilka de godkända anbuden har jämförts framgår av motiveringen till upphandlingsbeslutet. Den upphandlande enheten behöver således till exempel inte
specificera vilken konkret omständighet i anbudet som ligger till grund för poängtalet för varje jämförelsegrund, förutsatt att anbudets fördelar och grunderna för poängtalet framgår av motiveringen på något annat sätt.
Vid speciellt omfattande upphandling som innehåller tiotals eller hundratals produkter ska den upphandlande enheten ändå inte behöva specificera separat hur respektive jämförelsegrund har tillämpats på varje anbud i fråga om varje produkt eller produktgrupp, utan poängskillnaderna får beskrivas på en allmännare nivå än så, men på ett sätt som är tillräckligt åskådligt med hänsyn till upphandlingens art.
Om det vid upphandlingen ska iakttas en väntetid, är den upphandlande enheten skyldig att till upphandlingsbeslutet eller de handlingar som hänför sig till beslutet foga uppgifter om hur lång väntetiden är. Uppgifterna om väntetidens längd kan vara viktiga särskilt för utländska anbudsgivare.
I ett upphandlingsbeslut som grundar sig på ramavtal är det tillräckligt att konstatera de faktorer som visar att kriterierna för val och jämförelse av anbud har tillämpats på det sätt som förutsätts i 43 §.
Vid upphandling som bygger på ett ramavtal behövs inget upphandlingsbeslut om upphandlingen görs i enlighet med villkoren i ramavtalet utan konkurrensutsättning. Det samma gäller situationer där upphandlingens värde vid konkurrensutsättning som grundar sig på ramavtal inte överstiger EU-tröskelvärdet.
Upphandlingsbeslut behöver inte fattas om den upphandlande enheten gör en ny upphandling hos den ursprungliga leverantören antingen som en kompletterande beställning eller som en ny upphandling som motsvarar den tidigare upphandlingen i enlighet med 41 §. I praktiken är det fråga om att den upphandlande enhetens verksamhet ska fortsätta smidigt inom ramen för de lagenliga grunderna för direktupphandling. I dessa situationer har den kompletterande beställningen föregåtts av ett upphandlingsförfarande och upphandlingsbeslut i anslutning till den ursprungliga upphandlingen, och då har anbudsgivarna kunnat använda sig av rättsmedlen för dessa avgöranden.
Det behöver inte fattas ett upphandlingsbeslut om det gäller temporär organisering av en upphandling under den tid ärendet behandlas i marknadsdomstolen. Temporär organisering av upphandlingen innebär inte samma behov av rättsskydd eftersom rättsskyddsbehovet i första hand gäller den upphandling som är föremål för sökandet av ändring.
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.