Rapport om upphandlingsförfarandet

Enligt 124 § i upphandlingslagen ska den upphandlande enheten utarbeta en rapport om vissa upphandlingar. Berättelsen är likvärdig med upphandlingsbeslutet och upphandlingsdokumenten.  Om den upphandlande enheten inte utarbetar någon separat rapport om upphandlingen ska motsvarande uppgifter vara tillgängliga i motiveringen till beslutet eller i övriga upphandlingsdokument.

Används vid EU-upphandling samt upphandling av social- och hälsovårdstjänster och andra särskilda tjänster (mellanrubrik)

Rapporten om upphandlingsförfarandet gäller endast upphandlingskontrakt som överstiger EU-tröskelvärdena samt kontrakt, ramavtal, eller dynamiska inköpssystem som gäller social- och hälsovårdstjänster samt andra särskilda tjänster. 

Vid upphandling som grundar sig på ramavtal behöver den upphandlande enheten inte utarbeta en rapport om upphandlingen görs i enlighet med de villkor som fastställts i ramavtalet utan konkurrensutsättning.

Någon separat rapport behöver inte  utarbetas när motsvarande uppgifer framgår av beslutet om upphandling, annonsen i efterhand eller av andra upphandlingsdokument. Upphandlingslagen förutsätter inte att rapporten ska utarbetas genast efter förfarandet eller sparas som ett separat dokument. Det är också möjligt att ha uppgifterna i t.ex. den upphandlande enhetens informationssystem. De kan då lätt och snabbt plockas fram för en separat rapport.

Uppgifter som ska anges i rapporten

Av rapporten ska åtminstone framgå

• den upphandlande enhetens kontaktuppgifter samt föremålet för och värdet av upphandlingskontraktet, ramavtalet eller det dynamiska inköpssystemet,
• namnen på de anbbudssökande och anbudsgivare som haruteslutits ur eller valts till förfarandet utgående från obligatoriska eller frivilliga uteslutningsgrunder eller lämplighetskrav, samt de grunder på vilka de uteslutits eller valts
• skälen till att anbud som befunnits onormalt låga har förkastats,
• skälen till att det lägsta priset har använts som enda kriterium vid bedömningen av vilket anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt,
• skälen till att upphandlingen inte har delats upp,
• skälen till att ett krav på mer än dubbel omsättning har ställts på en leverantör,
• namnet på den anbudsgivare som blivit vald som avtalspart, urvalskriterierna samt en bedömning av vilka delar av kontraktet eller ramavtalet som kommeratt läggas ut på entreprenad till tredje parter eller namnen på eventuella underleverantörer,
• skälen till att direktupphandling, förhandlat förfarande eller konkurrenspräglad dialog har använts,
• skälen till att upphandlingen har avbrutits,
• skälen till att andra medel för kommunikation än elektroniska medel har använts.
• en beskrivning av de intressekonflikter som eventuellt konstaterats i upphandlingsförfarandet och av de åtgärder som vidtagits med anledning av dem.

Rapporten är delvis ett alternativ till upphandlingsbeslut

Utarbetande av en rapport kan vara ett alternativ till ett upphandlingsbeslut till den del en viss omständighet inte behöver uppges i det egentliga upphandlingsbeslutet. Den upphandlande enheten kan således välja att skriva in alla de uppgifter som nämns i den föreslagna paragrafen i motiveringen till beslutet, och då behövs ingen separat rapport. Alternativt kan rapporten komplettera upphandlingsbeslutet till den del inte alla omständigheter som påverkat upphandlingsförfarandet nämns i beslutet. En rapport behöver således inte nödvändigtvis fogas till upphandlingsbeslutet, om den inte samtidigt utgör en del av beslutet. Inget hindrar heller den upphandlande enheten från att utarbeta en övergripande rapport om upphandlingsförfarandet trots att en del av uppgifterna också nämns i motiveringen till upphandlingsbeslutet.

En rapport är ett mer flexibelt sätt att beskriva olika faser i upphandlingen, såsom statistiska uppgifter om upphandlingens storlek och värde, uppgifter om den vinnande leverantörens planerade underentreprenader, användning av alternativa sätt att kommunicera samt andra mer förfarandetekniska omständigheter som inte behöver nämnas i motiveringen till upphandlingsbeslutet.

Om den upphandlande enheten så önskar kan den också utarbeta en mer omfattande rapport som också kan inbegripa andra omständigheter som hänför sig till upphandlingsförfarandet, exempelvis för statistiska ändamål. Rapporten kan således användas som ett verktyg för att utveckla upphandlingsverksamheten och samla statistiska uppgifter.

Dokumentation av faserna i upphandlingsförfarandet

För rapporten ska den upphandlande enheten i tillräcklig utsträckning dokumentera de olika skedena i upphandlingsförfarandet och avgörandena i samband med dem. Den upphandlande enheten ska dokumentera genomförandet av alla upphandlingsförfaranden oavsett om förfarandena sker med hjälp av elektroniska medel eller inte. Den upphandlande enheten ska se till att spara tillräcklig dokumentation, såsom dokumentation om överläggningar med leverantörer eller anbudssökande, om egna interna överläggningar vid beredningen av anbudsförfrågningar, om tekniska dialoger med leverantörer eller interna överläggningar om urval av anbudsgivare eller anbud.

Rapporten är ett av dokumenten inom upphandlingsförfarandet, och därför tillämpas offentlighetslagen på den på normalt sätt.                

Förvaring och arkivering av rapporten

Enligt upphandlingslagen ska rapporten och dess bakgrundsdokument samt annan dokumentation sparas i minst tre år från den dag då upphandlingskontraktet ingicks. Den nationella arkivlagen förutsätter ändå i regel en förvaringstid på tio år.

Rapporten om upphandlingsförfarandet eller ett sammandrag över den ska på begäran tillställas Europeiska kommissionen och den nationella myndigheten, som i Finland är Arbets- och näringsministeriet.