Bestämmelser om offentlighet och sekretess i fråga om myndigheternas verksamhet och handlingar finns i offentlighetslagen. I 138 § i upphandlingslagen regleras tillämpningen av bestämmelserna om handlingars offentlighet.
Enligt upphandlingslagen tillämpas offentlighetslagen (lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999) på offentligheten i fråga om den upphandlande enhetens handlingar och de avgifter som tas ut för handlingarna samt på en parts rätt att ta del av handlingarna, om enheten är en myndighet som avses i 4 § i offentlighetslagen eller om den upphandlande enheten på grundval av en bestämmelse någon annanstans i lag är skyldig att iaktta den lagen.
På i offentlighetslagen avsedda myndigheters upphandlingsdokument tillämpas offentlighetslagens bestämmelser om s.k. offentlighet för allmänheten och partsoffentlighet.
Med myndigheter avses i 4 § i offentlighetslagen
Med myndigheter likställs också sammanslutningar, inrättningar, stiftelser och enskilda personer som utövar offentlig makt och som enligt en lag, en förordning eller en föreskrift som meddelats med stöd av en lag eller en förordning utför ett offentligt uppdrag.
Bestämmelsen om tillämpning av bestämmelserna om handlingars offentlighet i 138 § i upphandlingslagen motsvaras av 126 § i lagen om upphandling och koncessioner inom sektorerna vatten, energi, transporter och posttjänster (försörjningslagen) och av 86 § i lagen om offentlig försvars- och säkerhetsupphandling (1531/2011).
I kyrkolagen föreskrivs om offentlighet för den evangelisk-lutherska kyrkans och dess församlingars handlingar.
På rätten för den som deltar i ett anbudsförfarande som ordnas av någon annan än en myndighet enligt 4 § i offentlighetslagen att ta del av handlingar som den upphandlande enheten har upprättat och fått för handläggningen av anbuden samt på tystnadsplikten för anställda vid den upphandlade enheten tillämpas offentlighetslagens bestämmelser om en parts rätt att ta del av en handling, tidpunkten för när en handling blir offentlig samt behandling och avgörande av ett ärende som gäller rätt att få ta del av en handling (138 § 2 mom. i upphandlingslagen).
Också när den upphandlande enheten inte hör till de myndigheter som avses i 4 § i offentlighetslagen tillämpas offentlighetslagens bestämmelser således på rätten för den som deltar i ett anbudsförfarande som anordnats av den upphandlande enheten att få uppgifter om handlingar som enheten upprättat och fått för handläggningen av anbudet samt på tystnadsplikten för anställda vid den upphandlande enheten.
Därför ska till exempel offentligrättsliga inrättningar (ofta upphandlande enheter som bedrivs i bolagsform) och en enhet som får offentligt stöd för över hälften av sin upphandling iaktta dessa bestämmelser om offentlighet. På dessa upphandlande enheter tillämpas offentlighetslagens bestämmelser om partsoffentlighet, däremot inte bestämmelserna om s.k. offentlighet för allmänheten.
Enligt 5 § i offentlighetslagen tillämpas offentlighetslagen på framställningar som uttrycks i skrift eller bild eller någon annan form och som innehas av en myndighet, oberoende av lagringsform. Med myndighetshandling avses enligt samma paragraf en handling som innehas av en myndighet och som har upprättats av myndigheten eller som har inkommit till en myndighet för behandling av ett visst ärende eller i övrigt inkommit i samband med ett ärende som hör till myndighetens verksamhetsområde eller uppgifter.
Myndighetshandlingar enligt offentlighetslagen är också handlingar som den upphandlande enheten tagit emot i upphandlingsärenden, till exempel anbud som anbudsgivarna sänt till den upphandlande enheten, anmälan som anbudssökande lämnat vid selektivt förfarande samt handlingar och förfrågningar i samband med dessa.
Enligt 1 § 1 mom. i offentlighetslagen är myndighetshandlingar offentliga, om inte något annat föreskrivs särskilt i lag. Enligt 3 § i offentlighetslagen syftar rätten till information och myndigheternas skyldigheter enligt lag till öppenhet och en god informationshantering i myndigheternas verksamhet samt till att ge enskilda människor och sammanslutningar möjlighet att övervaka den offentliga maktutövningen och användningen av offentliga medel, att fritt bilda sig åsikter samt påverka sådant beslutsfattande som avser offentlig maktutövning och bevaka sina rättigheter och intressen.
Enligt 9 § 1 mom. i offentlighetslagen har var och en rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling. En parts rätt att ta del av en handling regleras i 11 § i offentlighetslagen.
I 6 och 7 § i offentlighetslagen föreskrivs när en handling blir offentlig, om det inte i offentlighetslagen eller i någon annan lag bestäms om en handlings offentlighet eller sekretess eller om någon annan begränsning av rätten att ta del av handlingen. Enligt 6 § 1 mom. 2 punkten i offentlighetslagen blir en anbudsbegäran som en myndighet upprättat med bilagehandlingar offentlig när den undertecknats eller på annat sätt bekräftats. Däremot blir en begäran om komplettering av ett anbud som gäller upphandling samt utredningar och andra handlingar som har sammanställts för behandlingen av anbudsärendet offentliga först när ett upphandlingskontrakt i ärendet har ingåtts (6 § 1 mom. 3 punkten i offentlighetslagen).
Ansökningar om deltagande i offentlig upphandling samt anbud och andra handlingar som gäller upphandling blir med undantag av sekretessbelagda uppgifter offentliga först när ett avtal har slutits (7 § 2 mom.). Märk väl att den som är part i upphandlingsförfarandet ändå ska ha rätt att få information om anbudshandlingarna till exempel för ändringssökande redan innan dessa handlingar blir allmänt offentliga.
Enligt 9 § i offentlighetslagen har var och en rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling (s.k. offentlighet för allmänheten). Utlämnande av uppgifter ur en handling som enligt 6 och 7 § ännu inte har blivit offentlig är beroende av myndighetens prövning. Vid prövningen måste man beakta att utlämnandet av uppgifter inte får begränsas utan saklig och laglig grund och inte mer än vad som är nödvändigt för det intresse som ska skyddas (17 § i offentlighetslagen). I upphandlingsprocessen kan myndighetens prövning komma i fråga under tiden mellan upphandlingsbeslutet och ingåendet av avtal. I vissa fall kan prövning tillämpas redan efter det att tidsfristen för inlämnande av anbud har löpt ut.
Ett upphandlingsbeslut jämte bilagor blir enligt 6 § 1 mom. 8 punkten i offentlighetslagen offentligt när beslutet har undertecknats eller på annat motsvarande sätt har bekräftats. Detsamma gäller beslut om att utesluta anbudsgivare eller anbudssökande ur anbudsförfarandet och beslut om att avbryta upphandling.
Enligt 11 § i offentlighetslagen har en part rätt att hos den myndighet som behandlar eller har behandlat ärendet ta del av en myndighetshandling som kan eller har kunnat påverka behandlingen, även om handlingen inte är offentlig. Därmed har en anbudsgivare som deltar i ett anbudsförfarande i praktiken rätt att få se anbudshandlingarna efter att upphandlingsbeslutet fattats. Parterna eller deras ombud eller biträden har dock inom offentlig upphandling inte rätt att få uppgifter som gäller en annan anbudssökandes eller anbudsgivares företagshemligheter. Uppgifter om det totalpris som använts vid anbudsjämförelsen ska dock alltid lämnas ut till en part.
När en anbudsgivare inte är part har han eller hon inte rätt att få till exempel sådana uppgifter som andra anbudsgivare angett vara företagshemligheter och som använts vid anbudsjämförelsen. En sådan situation kan uppstå exempelvis när anbudsgivaren med den upphandlande enhetens beslut har uteslutits ur anbudsförfarandet, eftersom anbudsgivaren inte uppfyllt lämplighetskraven och anbudet på så sätt inte har tagits med i jämförelsen.
Enligt 14 § i offentlighetslagen ska den myndighet som innehar handlingen fatta beslutet om att en myndighetshandling lämnas ut. Uppgifter kan lämnas ut ur en myndighetshandling muntligen eller så att handlingen läggs fram för påseende och kopiering eller får avlyssnas hos myndigheten eller så att en kopia eller en utskrift av den lämnas ut. Uppgifter om det offentliga innehållet i en handling ska lämnas ut på det sätt som begärts, om inte detta medför oskälig olägenhet för tjänsteverksamheten på grund av att antalet handlingar är stort, kopiering svår att genomföra eller någon annan därmed jämförbar orsak (16 § i offentlighetslagen).
En avgift kan tas ut för kopior i enlighet med 34 § i offentlighetslagen.
Bestämmelser om sekretessbelagda myndighetshandlingar finns i 24 § i offentlighetslagen. Enligt paragrafen gäller skyldighet att iaktta sekretess i enlighet med sekretessgrunderna sekretessbelagda uppgifter i handlingen och inte hela den handling som innehåller sekretessbelagda uppgifter.
I 24 § 1 mom. 17 punkten i offentlighetslagen föreskrivs det att handlingar som innehåller uppgifter om statens, kommuners eller något annat offentligt samfunds affärshemligheter och handlingar som innehåller uppgifter om någon annan motsvarande omständighet som har samband med affärsverksamhet är sekretessbelagda, om utlämnandet av uppgifter ur en sådan handling skulle medföra ekonomisk skada för samfundet eller ge ett annat offentligt samfund eller en enskild som bedriver liknande eller annars konkurrerande verksamhet en konkurrensfördel eller försämra det offentliga samfundets möjligheter till förmånlig upphandling.
Enligt 24 § 1 mom. 20 punkten i offentlighetslagen är handlingar som innehåller uppgifter om en privat företagshemlighet samt sådana handlingar som innehåller uppgifter om någon annan motsvarande omständighet som har samband med privat näringsverksamhet sekretessbelagda, om utlämnandet av uppgifter ur en sådan handling skulle medföra ekonomisk skada för näringsidkaren. Intresset att sekretessbelägga företagshemligheter har oftast att göra med skyddet mot konkurrenter.
Företagshemligheter är i allmänhet tekniska eller kommersiella till sin natur. Av en företagshemlighet har det vanligen krävts att uppgiften om kunnande eller en teknisk lösning innehåller något nytt. Som företagshemlighet kan inte betraktas en sådan uppgift som är allmänt känd eller tillgänglig via offentliga källor.
I lagen fastställs inte kategoriskt eller regelmässigt några sådana uppgifter som används eller beaktas vid anbudsjämförelse eller annars i anslutning till ett upphandlingsförfarande som företagshemligheter eller som uppgifter som ovillkorligen ska överlåtas. Varje uppgifts eller faktors status som företagshemlighet och därmed som en uppgift eller faktor som skyddas av lagen ska avgöras särskilt i varje enskilt fall genom den upphandlande enhetens och i sista hand den behöriga domstolens beslut.
Om det vid anbudsjämförelse i ett enskilt fall anses att de kvalitativa faktorer för ett anbud som jämförelsen gäller är företagshemligheter, ska den upphandlande enheten trots detta försöka motivera slutresultatet av anbudsjämförelsen genom att lägga fram uppgifterna om anbudets kvalitet exempelvis på allmän nivå på ett sådant sätt att företagshemligheterna inte avslöjas. Den upphandlande enheten kan också kräva att anbuden lämnas på ett sådant sätt att de eventuella företagshemligheter som de innehåller inte avslöjas.
Till exempel grunderna för prisbildning och i specialfall delprissättning kan vara företagshemligheter som inte ens en part har rätt att ta del av.
Upphandlingsdokumenten kan också innehålla andra uppgifter som är sekretessbelagda med stöd av 24 § 1 mom. i offentlighetslagen eller med stöd av en speciallag.
Det kan vara svårt för en upphandlande enhet att avgöra om de handlingar anbudsgivarna och de anbudssökande lämnat in innehåller företagshemligheter. Därför ska den upphandlande enheten redan i anbudsförfrågan kräva att anbudsgivarna antecknar i anbudshandlingarna vad de själva anser vara företagshemligheter enligt offentlighetslagen. Den upphandlande enheten är ändå inte i sin upphandling bunden av vad anbudsgivaren angett om företagshemligheter. Beslut om att en handling eller en uppgift är sekretessbelagd eller offentlig ska alltid bygga på den upphandlande enhetens eget övervägande.
Enligt 26 § 1 mom. 2 punkten i offentlighetslagen kan en myndighet lämna ut uppgifter ur en sekretessbelagd handling om den till vars skydd sekretessplikten föreskrivits ger sitt samtycke till utlämnandet.
Ändring i ett beslut av den upphandlade enheten som gäller rätten att ta del av en handling får sökas i enlighet med 33 § i offentlighetslagen. Behörig förvaltningsdomstol vid besvär över beslut av andra upphandlade enheter än de som är myndigheter är den förvaltningsdomstol inom vars domkrets den upphandlande enheten finns.
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.