Förbered dig på anbudsförfrågningar – 7 tips hur du kan slippa paniken i sista minuten 

Pendlar till jobbet med Janina Puistovaara, som är konsult i konkurrensutsättning. Hon ska till Hansel och jag till Rådgivningsenheten för offentlig upphandling i Kommunernas hus. Medan vi äter vår färdkost och pratar, kommer vi att fundera över hur man kunde göra upphandlingen mindre besvärlig. Resultatet av våra funderingar blev en lista:

1. Spara information från den föregående kontraktsperioden

Om du samlar information om lyckade leveranser redan under kontraktsperioden är du på väg mot en välgjord anbudsförfrågan. Du kan höra dig för om leverantörens uppfattning om tidigare avtalsvillkor och de obligatoriska kraven. Fråga också den som ansvarar för kontraktet och dem som använt servicen om de tycker att något borde ändras.

2. Fråga grannen

Du är inte den enda som funderar på hur man ska lyckas med sin upphandling. Du kan be om att som modell få dokument från tidigare konkurrensutsättningar i en grannkommun. Eller rentav sammanslå upphandlingarna med grannen, vilket kan ge synergieffekter! Också anbudsgivarna kan vara mer intresserade av de större volymerna ett samarbete för med sig.

3. Jobba systematiskt

Inled förberedelserna i god tid. Begär uppgifter om behovet av upphandling i god tid för t.ex. budgetanslag, vilket ger tillräckligt med tid för att lägga upp din tidsplan. Du kan vid behov vara flexibel: extratiden kan användas till att finslipa kontrakt och upphandlingsdokument. En eller två extra veckor av förberedelse kan spara månader i förfarandets slutända när man slipper problem och rättelser. 

4. Underskatta inte upphandlingar utgående från dina tidigare erfarenheter

Ibland är det enklast att använda sig av gamla formulär men kom ihåg att kontrollera om

a) upphandlingsbehovet

b) marknadssituationen eller

c) utbudet ändrats sedan föregående upphandlingsrunda.

Behoven ändras med tiden och kunderna kan till exempel önska sig digitala lösningar istället för traditionell kundtjänst. Nya aktörer kan ha dykt upp i branschen eller konkurrensen mellan leverantörerna kan ha ökat, vilket skapat en ny marknadssituation. Det kan också ha skapats helt nya lösningar som tillfredsställer beställarens behov.

5. Satsa på ditt kunnande

Att vara påläst om upphandlingslagen, olika rättsfall och föremålet för upphandlingen underlättar ett lyckat genomförande av upphandlingsförfarandet.  Kom överens med din chef om hur mycket tid du med gott samvete kan använda till exempel halvårsvis på att utveckla och upprätthålla din yrkeskunskap. Om upphandling finns det gratis kurser som bl.a. ordnas av Rådgivningsenheten för offentlig upphandling och det är ofta möjligt att delta på distans. Ta också en titt på rådgivningsenhetens övriga utbud, som t.ex. podcasts och webbmaterial på webbplatsen Upphandling.fi.

6. Reservera rätt personer till din hjälp

Fundera på vilka personers arbetsinsats och vilka andra resurser som kommer att behövas för ett framgångsrikt upphandlingsförfarande.  Överväg behovet av extern kompetens. Om föremålet för upphandlingen är besvärligt eller innovativt sparar du tid och möda genom att be om hjälp av en utomstående teknisk expert. Slutligen ska du se till att alla deltagare känner till sin tidsplan och sina uppgifter.

7. Använd tillgänglig marknadsinformation

Kom ihåg att fråga vad de eventuella anbudsgivarna har för åsikt om vad och hur det lönar sig att köpa. Genom att göra marknadskartläggningar kan du undvika de värsta misstagen.

Vårt pendeltåg var lite försenat denna gång, men med dessa tips kan du vara säker på att ditt eget upphandlingsförfarande blir klart i tid!

P.S. Vår lista riktar sig till upphandlande enheter av alla storlekar och så får du som hemuppgift att komma på ytterligare ett par tips som kunde underlätta din vardag. Dela ditt tips på twitter på @JHNYneuvoo #paremmathankinnat.