Samlade corona-erfarenheter

Det var en gång en pandemi som kallades corona. Den påverkade livet i upphandlande enheter på många sätt. Eftersom corona snabbt kom att uppfattas nästan som ett svärord så kommer den att kallas X i den här bloggen.

Under våren 2020 påverkade X oss alla och allt vi gjorde, både på ett personligt plan och på jobbet. Också inom upphandlingarna var situationen delvis kaotisk på grund av undantagstillståndet. Stängda skolor, uteblivna kulturevenemang, nedlagda verksamheter, bekämpningen av smittspridningen och social distansering påverkade också upphandlingskontrakten. I mars-april var flera upphandlingsexperter intensivt sysselsatta med att på kort tid få med de förändrade verksamhetsmiljön också i kontrakten.

X-erfarenhet 1: Gemensamma utmaningar föder gemensamma lösningar

X förde med sig flera nya rutiner och arbetssätt i de upphandlande enheterna, utan att glömma de gamla vanliga. Här på Rådgivningsenheten för offentlig upphandling var vårt mål under X att prioritera vår uppgift att med möjligast låg tröskel stå till de upphandlande enheternas förfogande. Vi har gett råd och anvisningar per e-post och telefon, gett rekommendationer och fört dialog med många olika aktörer. Jag märkte själv att jag trots distansarbete har träffat fler människor och hållit fler anföranden och presentationer än jag sannolikt hade gjort under normala förhållanden.  En sammanställning av våra anvisningar och annat som har med X att göra kan fortfarande läsas på vår webbplats. Vi uppdaterar anvisningarna och övrigt material allt eftersom situationen utvecklas.

X ledde också till att vi i det nätverksbaserade Kompetenscentrumet för hållbar och innovativ offentlig upphandling, KEINO, funderade i en lite större grupp på hur innovativ offentlig upphandling kunde vara till hjälp i detta ”nya normala”, och om man till exempel med småskaliga innovationstävlingar kunde komma på lösningar på X-utmaningarna. Vi kom också fram till att vi måste fundera på riskhantering i ett bredare perspektiv i utvecklingsprogrammet för strategisk ledning, KEINO-akademin II, som börjar i höst. Dessutom kommer hållbar upphandling i olika former att ha en central roll i den hållbara återhämtningen efter X.

X-erfarenhet 2: Upphandlingarnas strategiska sida konkretiseras

X stoppade inte upphandlingsverksamheten, tvärtom ökade takten. Det gällde också Finansministeriets och Kommunförbundets samarbetsforum för offentlig upphandling, där den nationella upphandlingsstrategin, som är under beredning, fick ett till mål som betonar nationell beredskap och riskhantering. Vi ska ta vara på erfarenheterna från X och tidigare krissituationer och förädla kunskapen på nationell nivå. Vårt mål är att på nationell nivå vara ännu bättre förberedda också inför pandemier.

Ett utkast till strategin är förresten på remiss, hoppas du hinner ta del av det och ge ditt utlåtande under sommaren.

X-erfarenhet 3: Framtiden är svår att förutse men man kan vara förutseende

X är en lömsk figur som fortfarande kan överraska. Även om det värsta verkar vara över för närvarande kan vi inte vara säkra på vad som händer i höst. Avtal som kommer att vara i kraft också i höst konkurrensutsätts senast nu. Därför är det väsentligt att i detta skede fundera på hur en eventuell andra våg beaktas i upphandlingskontraktets villkor. De upphandlings- och avtalsrättsliga metoder som använts nu under den akuta krisen kommer inte att kunna användas i fortsättningen. Anledningen är helt enkelt den att X redan är här och vi vet om den. Det går inte att passera eller kringgå X.



Därför rekommenderar vi att de upphandlande enheterna i kontraktens villkor och konsekvenser beaktar vad en eventuell andra våg av pandemin kunde betyda med tanke på nya upphandlingskontrakt.   Vi behöver med andra ord vara förutseende och dra nytta av vårens erfarenheter.

 

Trots att det är osäkert vilken form X tar i höst ska vi ändå först njuta av sommaren. Sköt om er!

Katariina Huikko

ledande jurist