Varför börja kommunicera... Vi har ju HILMA!

Nej, det betyder inte att HILMA är en dålig annonseringskanal, tvärtom. Men det betyder att kommunikationen om offentlig upphandling inte kan bygga enbart på en kanal. Det finns inget lyckat anbudsförfarande utan en lyckad kommunikation – kommunikationens betydelse framhävs också när man talar om öppenhet i upphandlingen.

En central del av utvecklingen av Tavastehus stads upphandlingsverksamhet är utvecklandet av den kommunikation som berör upphandlingarna. När man lägger till en upphandlingschef som älskar att skriva, så börjar kommunikationen flöda. Dessutom ger vår stads kommunikationsenhet alltid sakkunnig hjälp, och man ska inte heller glömma sektorernas roll i kommunikationen om upphandling. Inom den interna kommunikationen är vår styrgrupp för upphandlingsverksamhet en utmärkt kanal.

Bloggen Hankinnat ja Hämeenlinna – en väg till god upphandling

När jag började jobba i Tavastehus i januari 2018 var etableringen av bloggen Hankinnat ja Hämeenlinna mitt första projekt. Cirka 200 texter och över 17 000 visningar avslöjar att kommunikationskanalen i fråga har svarar på ett behov. Vår blogg riktar sig speciellt till lokala företag och tyngdpunkten ligger på kommande upphandlingar. Utöver kommunikationen betonar jag alltid vikten av beredningen av upphandlingarna och att föra dialog om dem, och just för detta är bloggen ett utmärkt verktyg.

I vår blogg publicerar vi ofta begäranden om information. Du kanske undrar varför, för vi har ju HILMA. Det är viktigt att kommunikationen om upphandlingar uttryckligen är mångsidig, så inte heller HILMA har glömts bort. I bästa fall finns en informationsbegäran i vår blogg, HILMA, sociala medier och till och med i en dagstidning. Dessutom ger vi särskild information till företagarorganisationer om begäran. Ingen kan i alla fall påstå att det inte fanns tillgång till information!

Kommunicera på ett lyckat och positivt sätt, ge verksamheten ett ansikte

Det finns intern kommunikation och extern kommunikation. Det finns olika målgrupper för kommunikationen. Vi upphandlingsexperter har ibland en dålig vana att kommunicera på ett sådant sätt att motparten inte förstår oss. Jag gör det själv ibland. Man måste alltid komma ihåg att ESPD, EUT, In House, osv. är fullständig hebreiska för majoriteten av finländarna. Låt oss kommunicera om offentlig upphandling på ett förståeligt sätt.

När kommunikationen ska vara mångsidig framhävs användningen av olika kanaler. Utöver bloggen håller Twitter (@AapoKorte) på att utvecklas till en viktig kanal i Tavastehus. Den kompletterar väl vår övriga kommunikation och ger stadens upphandlingsverksamhet ett ansikte. Men allt sker inte i sociala medier, ibland är det uppfriskande att skicka traditionella pressmeddelanden.

Förutom att kommunikationen är mångsidig, är det också viktigt hur kommunikationen fungerar. I vår informationsbegäran konstaterar vi ofta att vi behöver ”hjälp av aktörer som uppskattar en ärlig och öppen dialog med en upphandlande enhet, njuter av konkurrens och vill representera toppen inom sitt område”. Vi säger saker rakt ut och till och med skryter om oss själva. Vi finländare sätter alltför ofta vårt ljus under skäppan – därför anser vi att vi inte har något att säga.

Offentliga upphandlingar är ytterst intressanta. Varför skulle vi inte kommunicera om dem? Mångsidigt och begripligt samt framgångsrikt och positivt!

Aapo Korte är upphandlingschef för Tavastehus stad och har arbetat med offentlig upphandling i över 14 år.

Bild: Tavastehus stad