Etiskt hållbar upphandling

Offentliga upphandlare ansvarar för upphandlingar med mycket stort ekonomiskt värde. Vi utarbetar icke-diskriminerande offertförfrågningar, jämför anbuden opartiskt, fattar välgrundade upphandlingsbeslut, utesluter anbudsgivare och anbud med stöd av lagen, övervakar att avtalen följs och betalar leverantörer för tjänster, varor och entreprenader.

Allt detta ska givetvis vara lagligt, men samtidigt ska det vara etiskt hållbart.

Målet är oavhängighet och bekämpning av osaklig påverkan

För ett par år sedan införde Hansel en compliancefunktion för att säkerställa att verksamheten uppfyller kraven och är etisk. Initiativet kom från Hansels styrelse, som så här i efterhand sett visade sig ha helt rätt i sitt förslag.

Vi inledde ett långt och krävande utvecklingsprojekt där vi analyserade verksamhetens risker och etiska principer, anvisningar och metoder. Personalen intervjuades och vi höll workshoppar. Vi utarbetade och kompletterade anvisningar, samlade dem på en gemensam plats i vårt intranät, grundade ett complianceteam, tog i bruk en rapporteringskanal och utarbetade rutiner för behandlingen av rapporterna. Verksamheten genomgick också en intern revision.

Det allra viktigaste: vi hade interaktiva kurser för personalen och förankrade budskapet bland chefer och personal.  Det har alltid varit viktigt för oss att verksamheten är etisk och uppfyller kraven. Genom compliancefunktionen fick vi en struktur och metoder med vilka vi kan säkerställa ett enhetligt och korrekt agerande också i praktiken.

Efter införandefasen har complianceteamet följt utvecklingen i lagstiftningen och den offentliga debatten, hanterat ett par rapporter som kommit genom rapporteringskanalen, sparrat, ordnat kurser och fortsatt diskussionen om etiska principer hos Hansel.

Teamet ger stöd då det gäller att iaktta de etiska principerna. Var och en hos Hansel ansvarar dock för att verksamheten är etisk.

Anvisningarna stöder arbetet

De viktigaste målen för de etiska principerna hos Hansel är att säkerställa oavhängigheten och bekämpa osaklig påverkan.

Detta strävar vi till med våra instruktioner och projektarbetsmodeller för avtalshantering och konkurrensutsättning vid gemensam upphandling. Upphandlingen styrs också av förfarandereglerna för behandling av överträdelser av konkurrenslagen, bekämpning av grå ekonomi, beaktande av sociala aspekter och miljöaspekter samt kontroll av straffregisterutdrag. Dessutom har vi riktlinjer för jävssituationer, gästfrihet och gåvor för att förhindra osakliga sätt att påverka. Hansel har också anvisningar för bekämpning av korruption såsom staten i egenskap av ägare kräver av oss.

Det finns alltså gott om regler och anvisningar och kreativa toppexperter är inte alltid glada över dem. Men de fastställer ansvar och praktiska åtgärder för de principer som är viktiga för oss. Anvisningarna garanterar också enhetliga rutiner och fungerar som stöd för våra sakkunniga i knepiga situationer.

... men en etisk kultur är kärnan i det hela

En lag om skydd för visselblåsare är under beredning och den nya lagen borde träda i kraft i december. Då ska det så kallade visselblåsardirektivet börja iakttas. Direktivet kräver att organisationer inom den offentliga och privata sektorn med minst 50 anställda inrättar interna rapporteringskanaler för att rapportera vissa brott och missbruk. Visselblåsarna ska också garanteras skydd mot repressalier.

Det skulle ju vara enkelt om en etisk verksamhet som motsvarar kraven var fixad när rapporteringskanalen inrättats. Men kärnan i det hela är att bygga upp, ta till sig och kontinuerligt upprätthålla en etisk verksamhetskultur.

Arbetet är viktigt för att man litar på oss och vi vill vara värda detta förtroende.

Tips inför grundandet av en compliancefunktion

Hansels och Eijas tips på god praxis:

• Kartlägg riskerna inom organisationen när det gäller etik och överensstämmelse med krav.
• Gå igenom och komplettera vid behov befintliga etiska principer och riktlinjer och samla dem på ett ställe som är tillgängligt för alla anställda.
• Öppna en kanal för rapportering av missbruk och skapa förfaranden för behandling av rapporterna.
• Erbjud stöd och sparring i olika situationer.
• Utbilda och förankra så att alla känner till spelreglerna och följer dem. Ledningens och chefernas engagemang och exempel är viktiga men ansvaret för att göra det som är rätt ligger hos var och en!
• Stärk den etiska kulturen kontinuerligt och på olika sätt.

Eija Kontuniemi är direktör för juridiska ärenden och Compliance Officer i Hansel.



Bild: Hansel Oy