Vi måste tala om upphandling

Upphandlingarna i Finland uppgår till uppskattningsvis 47 miljarder euro per år. Därför är det fint att man börjat tala om strategisk styrning inom upphandling. Det är ett effektivt redskap för både kostnadskontroll och skapande av mervärde. Med strategisk styrning av upphandlingar överensstämmer upphandlingsverksamhetens mål och organisationens strategi. Upphandlingen förverkligar organisationens strategi och skapar ökat mervärde för organisationen.

Ett utmärkt exempel är den nyss utkomna utredningen av god praxis vid strategisk ledning av offentlig upphandling: 22 askelta menestykseen. I utredningen lyfts särskilt fram kompetens, organisation, processer och verktyg samt god praxis som anknyter till upphandlingens roll och värdelöften.

Inspirerad av utredningen började jag fundera på vilka mina tre principer för strategisk ledning av upphandling är.

1.Tala målinriktat om siffror

För att vikten av upphandlingens strategiska betydelse ska förstås inom den egna organisationen och i synnerhet av ledningen är det viktigt att klä strategin i siffror. Väldefinierade numeriska mål stöder den övriga kommunikationen om upphandling, eftersom upphandling ofta är en stor kostnadspost i organisationen.

Måtten ska uttryckas tydligt i formen ”detta nyckeltal vill vi förbättra till denna nivå och det här talet ska minska hit. På så sätt kan vi uppnå det strategiska målet x”. Slå fast målen och måtten för organisationens upphandling och styr dem systematiskt.

När vi talar om upphandling handlar det alltid i viss mån om pengar. Måtten som beskriver kostnader kan till exempel vara besparingar, spend-analyser och fördelningar, antal leverantörer och andelen upphandlingskontraktsköp. Andra goda mått kan, beroende på organisationens mål, vara till exempel hållbarhet (såsom koldioxidutsläppen), anbudsgivarnas intresse (antal anbud per konkurrensutsättning) effekt (t.ex. andelen lokala företag bland anbuden) eller hur nöjda olika parter är (bl.a. kunder, beställare, leverantörer).

2.Tydliga budskap, upphandling är försäljning

Upphandling är inte synonymt med försäljning men en framgångsrik upphandling har många drag av försäljning och marknadsföring. Det är i den upphandlande enhetens intresse att skapa genuin konkurrens och därmed tillräckligt många anbud vid konkurrensutsättningen. Detta i sin tur kräver att upphandlingen är lockande och att annonsen får stor spridning. För det behövs färdigheter inom kommunikation och försäljning. Färdigheterna kan komma till nytta också internt till exempel för att kommunicera förfaringssätten eller målen i samband med upphandlingar till resten av organisationen.

Man har användning för kompetens inom kommunikation och försäljning genom upphandlingens hela livscykel. I planerings- och marknadsdialogfasen är målet att väcka intresse hos potentiella anbudsgivare (till exempel med marknadsföringsmaterial) och att lära sig av anbudsgivarna för att kunna utarbeta en smart anbudsförfrågan. När man nått konkurrensutsättningsskedet kan kommunikationsfärdigheterna användas till exempel för att utarbeta en anbudsförfrågan med tillhörande krav så tydligt och så enkelt som möjligt. Man får ofta höra att anbudsförfrågningarna vid offentlig upphandling är röriga och saknar en röd tråd, det är också något som kan avhjälpas med god kommunikation. I konkurrensutsättningsskedet kan potentiella anbudsgivare dessutom få t.ex. konkurrensutsättningsinfo. Under avtalstiden behövs kommunikationsfärdigheter när man samarbetar med leverantörerna på olika nivåer och samlar in t.ex. respons för att utveckla verksamheten.

3.Brett engagemang. Upphandlingen är en fråga för oss alla.

Upphandling är en strategisk servicefunktion. Upphandlingen behöver inte själv anskaffningar, utan de görs för organisationens del för att den ska kunna genomföra sin strategiska uppgift. Det behövs samarbete för att användarnas behov ska kunna beaktas på bästa möjliga sätt. Engagemang och samarbete har också en positiv effekt när det skapar ett gemensamt ägarskap och ökar tillfredsställelsen med upphandlingen.

Samarbete behövs i alla skeden av upphandlingsprocessen, till exempel: i planeringsskedet för att hitta en helhet av lämplig storlek med lämpliga krav, i konkurrensutsättningsskedet för att säkerställa en så smidig och tydlig process som möjligt och för att under avtalsperioden föra en dialog mellan beställaren och leverantören.

I kategoriarbetet, planeringen och konkurrensutsättningen av upphandlingar lönar det sig att engagera sakkunniga inom olika sektorer i organisationen och andra sakkunniga i interna intressentgrupper. På så sätt kan upphandlingen undan för undan bli en gemensam sak i organisationen. Det lönar sig också att samla in respons från både avtalsparter, deltagare i anbudsförfaranden, interna intressentgrupper och kunder – kom ihåg att planera hur responsen ska utnyttjas.

God kommunikation är A och O för framgång

Sammanfattningsvis kan jag konstatera att många saker i upphandlingarna i själva verket har att göra med god kommunikation. När man förstår upphandlingarnas betydelse och när organisationer, företag och kunder börjar intressera sig för dem, leder detta oundvikligen till bättre resultat. Borde vi börja tala högre om upphandling?