DPS på arbetsbordet: Var är GPS?

Under min drygt halvårslånga karriär på JHNY har jag märkt att ett återförekommande tema bland frågor som ställs till JHNY gäller förfarandet för dynamiska inköpssystem, även kallad DPS i folkmun. Antalet frågor är inte förvånande i sig. Regleringen av DPS är nämligen utspridd över hela upphandlingslagen, och att navigera i denna regeldjungel uppmuntrar inte direkt till användning av förfarandet. 

DPS är inte detsamma som ramavtal 

Frågorna som ställs oss gällande DPS kretsar ofta kring liknande teman. Särskilt verkar det råda förvirring mellan DPS och ramavtal. 

Skillnaderna mellan ramavtal och DPS är: 

• DPS är ett helt elektroniskt selektivt upphandlingsförfarande, medan ramavtal är ett sätt att ingå avtal som resultat av ett upphandlingsförfarande. 
• DPS är öppet för leverantörers deltagande under hela dess varaktighet, medan det inte är möjligt att inkludera nya parter i ett ramavtal efter dess etablering. Antalet deltagare i DPS bör inte begränsas under förfarandets varaktighet. 
• Det finns ingen lagstadgad tidsbegränsning för DPS eftersom det, olikt ramavtal, inte sluter marknaden. Gällande ramavtal väljs vissa leverantörer till ramavtalet, och marknaden sluts under dess maximala varaktighet på fyra år. 

Inom DPS gäller tävlingsplikt

Dessutom, till skillnad från ramavtal där små upphandlingar kan göras från leverantörer utan minitävlingar, måste alla inköp inom DPS konkurrensutsättas. I det skede då leverantörerna ansöker om att få delta i DPS upphandlas ingenting ännu, och leverantören lämnar inte heller något anbud. I detta initialskede har ingen egentligen definierat vad som exakt kommer att upphandlas inom DPS. 

Därav måste varje enskilt inköp i DPS konkurrensutsättas oavsett inköpets värde. Avtal ingås också först till följd av varje intern konkurrensutsättning inom förfarandet. 

Av denna anledning är det befogat att fundera på vilka sorts inköp som lämpar sig att genomföras med hjälp av DPS. Jag skulle inte upphandla ett par timmars arbete inom DPS, eftersom en sådan upphandling snarare lämpar sig att genomföras genom någon sorts ramavtalsmekanism. 

Vad bör man åtminstone veta om DPS? 

Slutligen presenterar jag en sammanfattning av de huvudsakliga faktorerna i DPS. Sammanfattningen baserar sig på observationer jag gjort utifrån frågor som ställts oss. 

• DPS är ett upphandlingsförfarande, och en helt elektronisk sådan. DPS är tvåfasig så att man först väljer deltagare till den och därefter konkurrensutsätter man upphandlingarna.
• Lämplighetskrav ställs när systemet öppnas för ansökningar. Lämplighetskraven kan alltså inte ändras under den tid DPS är i kraft, det vill säga nya lämplighetskrav kan inte ställas i samband med de interna konkurrensutsättningarna. Sökandens lämplighet granskas då man behandlar ansökan om deltagande.
• Beslut, med anvisning för ändringssökande, om godkännande eller avslag av inlämnade deltagandeansökningar ska fattas. Man kan dock egentligen bara överklaga avslag av en leverantör och överklagande kräver dessutom att marknadsdomstolen beviljar behandlingstillstånd.
• För varje inköp som upphandlas på grundval av DPS måste ett upphandlingsbeslut och ett upphandlingsavtal göras.
• Anvisningen för ändringssökande till de interna upphandlingarna bestäms utifrån hela DPS värde.
• En annons i efterhand ska göras för varje upphandling som genomförs på grundval av DPS efter varje enskild upphandling eller kvartalsvis sammanställt.

De ovan presenterade stegen påminner om vilket som helst upphandlingsförfarande, och DPS är inte som förfarande mer konstigt än de gamla bekanta förfaranden. Precis som när man ger sig ut i bärskogen kan man alltså lämna navigatorn åt sidan och modigt bege sig efter de blå bären, även om skogen inte är bekant från förut.