Elektronisk auktion bättre än sitt rykte

De insatta vet att auktioner har hållits redan 500 år före vår tideräkning. Historiker berättar att romarna var de första som sålde varor på auktion. Vid offentlig upphandling har elektronisk auktion använts första gången i Finland redan 2010, dvs. innan den gällande upphandlingslagen trädde i kraft. 

Vad är elektronisk auktion?

Med elektronisk auktion avses ett upphandlingsförfarande där en auktion inleds efter att anbuden har utvärderats. Målet är att få ner priset och hitta det förmånligaste resultatet för den upphandlande enheten. Elektronisk auktion är inte ett självständigt förfarande utan en del av upphandlingsförfarandet.

Upphandlingsverksamheten i Norra Karelen, Pohjois-Karjalan hankintatoimi, var den första upphandlande enheten i Finland som tog i bruk en helt elektronisk konkurrensutsättningsprocess sommaren 2010. Vid den första auktionen ”övade” man lite och auktionen varade i flera dagar. Samma konkurrensutsättning gick till och med till marknadsdomstolen, men det slutade bra för den upphandlande enheten. 

Sedan dess har auktioner använts framgångsrikt vid flera konkurrensutsättningar. För närvarande genomförs 1–2 auktioner per år. Trots det är Norra Karelens upphandlingsverksamhet fortfarande en av Finlands flitigaste användare av elektronisk auktion.

Fördelar med auktioner

En auktion ska ge mervärde vid upphandlingar för att upphandlande enheter ska vara motiverade att använda sig av auktioner. Auktion lämpar sig inte för alla upphandlingar. Elektroniska auktioner har dock stor potential; elektroniska auktioner är den upphandlande enhetens enda lagstadgade sätt att förhandla om konkurrenskraftiga priser. Betydelsen av de inbesparingar som auktioner medför betonas dessutom i det nuvarande svåra ekonomiska läget. 

Elektroniska auktioner gör det möjligt för anbudsgivarna att redan under anbudstiden se vilken prisnivå som möjliggör ett avtal. Anbudsgivarna ser sin egen placering i realtid under auktionen. Enligt mig lämpar sig elektroniska auktioner särskilt väl för centraliserade upphandlingsorganisationer som ofta har stora upphandlingsvolymer. 

Bäst av allt är inbesparingarna!

Undersökningar visar att elektronisk auktion leder till inbesparingar på upp till 5–30 procent vid offentliga upphandlingar. Men precis som vid vilken konkurrensutsättning som helst så är det viktigt att också vid elektronisk auktion planera upphandlingen väl och kartlägga marknaden. Det är också viktigt att känna till marknadsläget så man vet när man inte ska använda auktion; till exempel då man vet att det finns många små företag som undviker risker bland anbudsgivarna.

Utifrån erfarenheterna från Norra Karelens upphandlingsverksamhet uppmuntrar jag att ta med elektroniska auktioner som ett upphandlingsverktyg.  Som metoder skiljer sig s.k. traditionella och elektroniska auktioner inte nämnvärt från varandra. Den största skillnaden är att en lyckad auktion kan ge den upphandlande enheten större inbesparingar som mervärde.

Skribenten:

Päivi Halonen

Utvecklingschef för upphandlingar

Pohjois-Karjalan hankintatoimi