En bott som frågeställare – bör Tendiums begäran om uppgifter besvaras?

Under våren har rådgivningsenheten fått flera förfrågningar om hur den upphandlande enheten ska förhålla sig till återkommande begäran om information om upphandlingsdokument från ett bolag som kallar sig Tendium AB. Situationen kan kännas orättvis; botten sätter ihop en begäran om uppgifter på en sekund men varje förfrågan ska behandlas av en riktig människa. Den sakkunniga använder arbetstid och offentliga medel för att svara på förfrågan. 

Myndighetsinformation är dock i princip offentlig och därför ska samma regler gälla vid utlämnandet av uppgifter som i vilken annan begäran som helst. Offentlighetslagen skiljer inte på sätten att begära uppgifter eller vem som begär dem, all myndighetsinformation är i princip offentlig. 

Myndigheter måste svara, men inte aktiebolag

Bestämmelser om offentligheten i upphandlande enheters handlingar finns i upphandlingslagen. I korthet sägs det att i fråga om myndigheter tillämpas den s.k. offentlighetslagen på upphandlingshandlingar, men för andra upphandlande enheter gäller endast lagens bestämmelser om parts rätt att ta del av handlingar. Med andra ord är upphandlande enheter i aktiebolagsform oftast inte enligt lagen skyldiga att lämna ut handlingar till andra än parter i ett anbudsförfarande. Myndigheter är dock skyldiga att göra det.

Myndigheter ska i allmänhet också lämna ut uppgifter på begäran av ett företags AI-bott, om handlingarna redan blivit offentliga. Bestämmelser om handlingars offentlighet och sekretessbeläggning finns i lagen. Sekretessbelagda uppgifter, till exempel affärshemligheter, får naturligtvis inte lämnas ut. Vid utlämnandet av personuppgifter bör dessutom lagstiftningen om dataskydd beaktas.

Kan man ta betalt för arbetet?

Uppgifter om det offentliga innehållet i en handling ska i regel lämnas ut på det sätt som begärts. I allmänhet sparas till exempel upphandlingsbeslut in i ärendehanteringssystemet i digital form. Detta innebär att en avgift inte kan tas ut för att skicka uppgifterna per e-post. Om handlingen som begärts inte kan specificeras eller hittas i myndighetens dokumentregister kan en avgift tas ut för att ta fram uppgifterna.

Hur minska arbetsbördan?

Då de upphandlande enheterna av förståeliga skäl ser arbetsmängden som orimlig har vi diskuterat med Tendium för att uppnå samförstånd och utveckla bättre tillvägagångssätt. Utifrån den diskussion vi fört med Tendium har företaget möjlighet att minska arbetsmängden som förfrågningarna kräver. Företaget uppger att de inte behöver begära sådana uppgifter som redan publicerats på annat sätt. 

En annons i efterhand som gjorts i rätt tid och öppen publicering av upphandlingsbesluten på den upphandlande enhetens webbsida innebär att Tendium inte begär information. Dessa handlingar ger dem all den information de behöver. 

Om din organisation alltid publicerar sina upphandlingsbeslut öppet på sina webbsidor:

• Upplys Tendium om saken så att företaget kan sluta begära information och i stället leta upp den på webben.

Om din organisation ibland publicerar sina upphandlingsbeslut öppet på sina webbsidor:

• Begäran om uppgifter kan besvaras med en länk till beslutet.

Om din organisation inte vill publicera alla sina beslut, men vill bli av med Tendiums dagliga begäran om upplysningar: 

• Kontakta Tendium och avtala om utlämning av information genom regelbundna överföringar av större datamängder. I så fall behövs inte en separat begäran om information för varje upphandling. Många upphandlande enheter gör så till exempel i Sverige.

Tendium använder informationen de samlar till att bygga en kunskapsbas om upphandlingsmarknaden i Finland. Med hjälp av insamlad data föreslår systemet lämpliga öppna konkurrensutsättningar och nya möjligheter på marknaden för de anbudsgivare som använder systemet. Jag hoppas att de upphandlande enheternas hårda arbete med datainsamlingen ger utdelning i form av flera anbudsgivare i kommande upphandlingar! 

Skribenten:

Eeva-Riitta Högnäs

ledande jurist

Rådgivningsenheten för offentlig upphandling