Upphandlande enheter råkar ofta ut för situationer där man efter att upphandlingsannonsen publicerats märker att det i annonsen eller i den anbudsförfrågan som är föremål för annonsen har insmugit sig fel som kräver rättelse för att inte hela upphandlingsprocessen ska gå snett. De eventuella åtgärder som den upphandlande enheten vidtar för att rätta till ett fel bestäms enligt felets art enligt följande:
Med en annons om rättelse kan man till exempel förlänga anbudstiden och rätta små skrivfel som gäller datum, beställningsmängd, tekniska specifikationer eller motsvarande fel som med tanke på föremålet för upphandlingen inte är särskilt betydande och som också anbudsgivarna rimligen kan reagera på. Tack vare förfarandet med en annons om rättelse behöver den upphandlande enheten alltså inte avbryta upphandlingsförfarandet, utan med hjälp av korrigerande åtgärder kan den redan påbörjade processen föras vidare.
En annons om rättelse görs i HILMA på standardblanketten för ändamålet. I annonsen om rättelse anges vilken upphandlingsannons som rättas och till vilken del.
Om den upphandlande enheten vill publicera en helt ny upphandlingsannons/anbudsförfrågan ska den föregående upphandlingsprocessen avbrytas. Om det är fråga om en EU-upphandling ska en annons om avbrytande publiceras med ett EU-standardformulär för annons i efterhand. Om en annons rättas eller en upphandling avbryts under anbudstiden och den upphandlande enheten har uppgift om de aktörer som har för avsikt att lämna anbud, är det artigt att informera aktörerna om saken.
Tidsfristen för inlämnande av anbud ska förlängas om ändringarna i upphandlingsdokumenten är sådana att anbudsgivarna kan anses behöva mer tid för att anpassa sitt anbud till ändringarna. Den upphandlande enheten ska förlänga tidsfristerna för anbuden så att alla leverantörer kan få all den information som behövs för att utarbeta ett anbud. Förlängningen av tidsfristen ska stå i rätt proportion till informationens och ändringens vikt. En lämplig förlängning av tidsfristen bedöms från fall till fall utifrån de ändringar som gjorts.
Ett avbrytande av upphandlingen bör övervägas om de nödvändiga ändringarna är så betydliga att föremålet för upphandlingen helt ändrar karaktär. Om ändringarna är betydande räcker det inte med en annons om rättelse utan den upphandlande enheten bör då överväga att avbryta upphandlingen och genomföra en ny konkurrensutsättning med ett mer omsorgsfullt berett förfrågningsunderlag. Upphandlingen kan naturligtvis avbrytas också i ett senare skede om det finns en verklig och grundad anledning till det.
Om man redan under anbudstiden märker väsentliga fel eller behov att ändra föremålet för upphandlingen, kan det vara en god idé att avbryta upphandlingen i god tid. I fråga om en EU-upphandling ska annonsen om avbrytande publiceras med formuläret för annons i efterhand.
Rättspraxis har varit ganska sträng när det gäller vilka ändringar som får göras i upphandlingsdokumenten med hjälp av en annons om rättelse.
Enligt domstolens avgörande C-298/15 Borta UAB kan den upphandlande enheten i princip inte under upphandlingsförfarandets gång ändra räckvidden på de grundläggande villkoren för upphandlingskontraktet. Till dessa hör de tekniska specifikationerna och tilldelningskriterierna, vilka de berörda aktörerna har lagt till grund för sina beslut att lämna anbud eller avstå från att delta i det aktuella upphandlingsförfarandet. Den upphandlande enheten har dock i undantagsfall möjlighet att korrigera eller komplettera sådana uppgifter i förfrågningsunderlaget som endast behöver förtydligas, eller att rätta uppenbara skriv- eller räknefel, under förutsättning att samtliga anbudsgivare informeras om detta.
Enligt domen innebär iakttagandet av principerna om icke-diskriminering, likabehandling och insyn för det första att de ändringar som gjorts – även om de kan vara betydande – inte får vara av så grundläggande betydelse att de hade kunnat tilldra sig intresset från potentiella anbudsgivare som utan dessa ändringar inte kunde lämna anbud. För det andra måste tillräcklig information tillhandahållas om ändringarna. Dessutom ska ändringarna göras innan anbudsgivarna lämnar sina anbud och tidsfristen för att lämna anbud ska förlängas i tillräcklig utsträckning om ändringarna är betydande.
I nationell rättspraxis har möjligheten att använda en annons om rättelse bedömts till exempel i fallet HFD:2022:1 . I fallet ansåg högsta förvaltningsdomstolen att slopandet av kravet på föremålet för upphandlingen mitt under upphandlingsförfarandet var en så väsentlig ändring i anbudsförfrågan att upphandlingen borde ha avbrutits. Annonsen om rättelse, den rättade anbudsförfrågan och förlängningen av tidsfristen för lämnande av anbud var inte tillräckliga för att garantera lika möjligheter för alla potentiella anbudsgivare att delta i anbudsförfarandet.
I marknadsdomstolen har användningen av en annons om rättelse behandlats till exempel i avgörandena MAO:182/21, MAO:336/19 och MAO:197/19 . (På finska)
Vid ett förfarande med annons om rättelse bör man komma ihåg att den nya rättade upphandlingsannonsen/anbudsförfrågan inte nödvändigtvis når alla anbudsgivare. En sådan situation kan förekomma i synnerhet vid öppet förfarande, då man inte vet vilka aktörer den elektroniska upphandlingsannonsen/anbudsförfrågan har nått. Då kan man hamna i en situation där de inkomna anbuden har lämnats med olika basuppgifter och således inte är jämförbara med varandra. Huvudregeln är ändå att anbudsgivaren bär ansvaret för att anbudet stämmer överens med anbudsförfrågan. Man kan utgå från att den upphandlande enheten har agerat rätt och uppfyllt sin skyldighet när enheten har publicerat en annons om rättelse. Det är anbudsgivaren som bär ansvaret för anbud med felaktiga uppgifter och således också för det sannolika förkastandet av anbudet. Trots detta kan förfarandet med annons om rättelse orsaka besvärliga situationer för såväl den upphandlande enheten som anbudsgivarna, om sådana förväxlingar som beskrivits ovan uppstår.
Genom en omsorgsfull planering av upphandlingen kan oväntade hinder och korrigerande åtgärder undvikas.
Olennainen muutos tarjouspyyntöön
Neuvontayksikön oikeustapaustiivistelmä KHO:2022:1
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.