Om informationen eller dokumentationen i anbudet eller anbudsansökan är ofullständig eller felaktig eller om vissa dokument eller viss information saknas, får den upphandlande enheten begära att anbudsgivaren eller anbudssökanden lämnar, kompletterar, förtydligar eller färdigställer informationen eller dokumentationen inom en tidsfrist som den upphandlande enheten fastställer. En förutsättning är att de principer som anges i 3 § i upphandlingslagen, såsom principerna om icke-diskriminering och proportionalitet, iakttas vid förfarandet.
Även om utgångspunkten vid upphandlingsförfarandena är att anbudsansökningarna och anbuden är slutliga, är det med tanke på ett flexibelt och smidigt anbudsförfarande ändamålsenligt att möjliggöra rättelse av oväsentliga brister, motstridigheter och fel i de dokument som anbudssökandena och anbudsgivarna lämnat in. Detta innebär också att den upphandlande enheten inte är skyldig att förkasta ett anbud på grund av sådana fel eller brister som är av ringa betydelse med avseende på helheten.
EU-domstolen konstaterade i sitt avgörande i målet C-599/10, EVL Slovensko (EU:C:2012:191) att upphandlingsdirektivet 2004/18/EG, som gällde vid den aktuella tidpunkten, inte hindrade rättelse eller komplettering av enskilda punkter i anbudet, framför allt på grund av att det uppenbart bara var fråga om preciseringar. Enligt avgörandet ska en begäran om precisering av ett anbud dock i princip på samma sätt riktas till alla anbudsgivare som är i samma situation. Dessutom ska begäran gälla alla punkter i anbudet som kräver precisering. Vidare får begäran om precisering inte leda till att den berörda anbudsgivaren de facto lägger fram ett nytt anbud. Den upphandlande enheten ska även i övrigt i samband med en begäran om precisering av anbudet behandla anbudsgivarna likvärdigt så att begäran inte efter att upphandlingsförfarandet avslutats och i ljuset av dess resultat ger ett intryck av att vissa anbudssökande eller anbudsgivare omotiverat har gynnats eller missgynnats.
EU-domstolen konstaterade i sitt avgörande i målet C-336/12, Manova A/S (EU:C:2013:647) att det är möjligt att begära komplettering också av anbudsansökningar. Enligt avgörandet är möjligheten till komplettering förenlig med upphandlingslagstiftningen, så länge begäran om komplettering gäller faktorer av samma karaktär som företagets offentliga balansräkning eller uppgifter som objektivt kan konstateras hänföra sig till tiden innan tidsfristen för inlämnandet av anbudsansökningar löpte ut. Anbudsgivarna ges då inte möjlighet att förbättra sin lämplighet genom preciseringsmöjligheten, utan de kan endast i efterhand lämna in utredning om den situation som förelåg redan innan tiden för inlämnandet av anbudsansökningar löpte ut.
Det är tillåtet att precisera och komplettera anbud när det är fråga om oväsentliga brister, motstridigheter eller fel. Det är till exempel tillåtet att be en anbudsgivare rätta ett formfel i anbudet, såsom avsaknaden av en underskrift, eller komplettera en uppgift om anbudets giltighetstid som saknas. Dessutom är det tillåtet att be anbudsgivaren precisera ett fel som berör prissättningen, såsom felaktig valuta eller prissättningsenhet, eller ett uppenbart fel som gäller prisets storleksklass, såsom ett kommateckenfel, som man kan sluta sig till på basis av anbudet i övrigt. Den upphandlande enheten kan likaså låta anbudsgivaren komplettera sitt anbud när det gäller avsaknaden av sådana priser som inte är väsentliga med avseende på helheten. Det kan vara fråga om t.ex. priser som inte används vid jämförelsen av anbuden eller delpriser som har mycket liten betydelse vid prisjämförelsen. Anbudsgivaren kan också ombes precisera sitt anbud på grund av att anbudet strider mot anbudsförfrågan på ett sätt som inte är av väsentlig betydelse. Det kan vara fråga om exempelvis ett betalningsvillkor som avviker från anbudsförfrågan. Den upphandlande enheten kan även be anbudsgivaren lämna in en bilaga som saknas i anbudet, när det är fråga om en bilaga som inte används vid anbudsjämförelsen och som inte är av väsentlig betydelse men som behövs till exempel vid ingåendet av upphandlingskontraktet.
Den upphandlande enheten får dock inte tillåta väsentliga ändringar av anbudsansökningarna eller anbuden. Det är inte heller tillåtet att begära preciseringar, rättelser eller kompletteringar på ett sådant sätt att detta väsentligen påverkar anbudssökandens eller anbudsgivarens ställning. Det är således inte tillåtet för en upphandlande enhet att be anbudsgivaren precisera sitt anbud efter att anbudstiden löpt ut, till exempel genom att be anbudsgivaren byta ut en vara som ingår i anbudet men som strider mot anbudsförfrågan eller komplettera sådana pris- eller kvalitetsuppgifter som är av betydelse vid anbudsjämförelsen. Den upphandlande enheten får inte heller be anbudsgivaren lämna in ett viktigt dokument som borde ha bifogats till anbudet men som saknas helt och hållet. Vidare får anbudsgivaren inte tillåtas slopa en tydlig och medveten reservation i anbudet som är förknippad med t.ex. godkännandet av avtalsvillkoren i anbudsförfrågan eller med anbudets prissättning. Slopandet av en reservation kan dock bedömas på ett annat sätt om det finns en uppenbar motstridighet i anbudet, till exempel om anbudsdokumentet utöver reservationen också innehåller anbudsgivarens viljeförklaring om godkännande av avtalsvillkoren. Med stöd av bestämmelsen är det inte heller tillåtet att godkänna försenade anbud. Det är inte tillåtet att godkänna försenade anbud
Vid preciseringen och kompletteringen av dokument som hänför sig till upphandlingsförfarandet ska principen om likabehandling av anbudssökande och anbudsgivare iakttas. Principen innebär att alla anbudssökande eller anbudsgivare som är i samma situation ska ges lika möjlighet att precisera eller komplettera dokumenten.
Den upphandlande enheten har möjlighet att begära precisering och komplettering av alla dokument som utarbetas i samband med upphandlingsförfarandet, såsom anbudsansökningar och anbud samt utredningar och bilagor som åtföljer dem. Eftersom överensstämmelse med lämplighetskraven under upphandlingsförfarandets gång i allmänhet visas genom en försäkran som ges i det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet kan preciseringen och kompletteringen av anbudsansökningarna till denna del närmast gälla de uppgifter som getts i det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet samt de utredningar med anknytning till lämpligheten som begärts och lämnats in under upphandlingsförfarandets gång. På komplettering och precisering av dokument som berör lämpligheten tillämpas samma principer som på anbud. Anbudsgivarna tillåts således inte göra väsentliga ändringar i de inlämnade uppgifterna eller dokumenten. Anbudssökandena eller anbudsgivarna ska till exempel inte tillåtas byta ut en referens som inte uppfyller den upphandlande enhetens krav, men den upphandlande enheten kan be dem lämna in tilläggsutredning om referensens innehåll.
Den upphandlande enheten har prövningsrätt när det gäller att bestämma om den ska be anbudssökandena eller anbudsgivarna precisera eller komplettera dokumenten. Den upphandlande enheten har däremot inte någon skyldighet att ge anbudssökandena eller anbudsgivarna rätt att precisera eller komplettera anbuden eller anbudsansökningarna, och en anbudsgivare har inte rätt att kräva tilläggstid eller möjlighet att färdigställa anbudet så att det motsvarar den nivå som upphandlingsdokumenten kräver.
Om behovet av precisering av anbuden föranleds av fel eller oklarheter i ett dokument som den upphandlande enheten ansvarar för, såsom anbudsförfrågan, ska den upphandlande enheten korrigera eller förtydliga anbudsförfrågan och underrätta anbudsgivarna om detta. Om väsentliga ändringar görs i upphandlingsdokumenten, förutsätts det ofta att upphandlingsannonsen korrigeras genom en rättelseannons. Om samtliga anbud strider mot anbudsförfrågan, kan den upphandlande enheten också övergå till förhandlat förfarande eller avbryta upphandlingen.
Rättspraxis
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.