Informationsutbyte på annat sätt än med elektroniska medel

Informationsutbytet i anslutning till upphandlingsförfarandet får ske på annat sätt än elektroniskt i vissa fall som anges i en uttömmande lista.

Informationsutbytet i anslutning till upphandlingsförfarandet får ske via post eller med något annat lämpligt leveranssätt eller en kombination av dessa och elektroniska medel om

1. användningen av elektroniska medel för kommunikation på grund av upphandlingens särskilda art kräver speciella verktyg, anordningar eller filformat som inte finns allmänt tillgängliga eller inte stöds av allmänt tillgängliga applikationer;
   – Sådana undantagssituationer kan förekomma till exempel när stora skrivare används vid utarbetandet av anbud eller anbudsansökningar;
    
2. applikationen som använts vid lämnande av anbud använder filformat som inte kan användas av några andra öppna eller allmänt tillgängliga applikationer eller som anbudsgivaren av skäl som gäller licenserna för applikationer inte kan göra tillgängliga för nedladdning eller fjärranvändning av den upphandlande enheten,
    
3. användningen av elektroniska medel för kommunikation kräver specialutrustning som inte är allmänt tillgänglig för upphandlande enheter,
    
4. det i upphandlingsannonsen eller anbudsförfrågan efterfrågas en fysisk modell eller arkitektmodell som inte kan översändas med hjälp av elektroniska medel;
   – En sådan situation föreligger också när den upphandlande enheten i samband med anbudet kräver ett fysiskt modellexemplar av den vara anbudet gäller;
    
5. användningen av andra än elektroniska medel för kommunikation är nödvändig på grund av brott mot säkerheten i elektroniska medel för kommunikation; – Ett sådant brott mot säkerheten utgörs av till exempel dataintrång enligt 38 kap. 8 § i strafflagen (39/1889) eller grovt dataintrång enligt 8 a §, till följd av vilket man inte kan garantera att de krav som ställs på informationssäkerheten i 64 § iakttas.
    
6. användning av andra än elektroniska medel för kommunikation är nödvändig i syfte att skydda den särskilt känsliga karaktären hos information som behandlas vid upphandlingsförfarandet, och skyddet inte kan säkerställas på korrekt sätt genom användning av elektroniska verktyg och utrustning som antingen är allmänt tillgängliga för leverantörer eller kan göras tillgängliga för dem i den mening som avses i 63 §.

Exempelvis enligt 19 § i statsrådets förordning om informationssäkerheten inom statsförvaltningen (681/2010) får en handling som omfattas av skyddsnivå I eller II enligt förordningen inte överföras i det allmänna datanätet.

Motiveringsskyldighet

Om informationsutbytet sker på annat sätt än elektroniskt ska den upphandlande enheten motivera detta i upphandlingsbeslutet eller i den särskilda rapporten om upphandlingsförfarandet.

Muntligt informationsutbyte

Framför allt i samband med de förfaranden som innefattar förhandlingar är muntligt informationsutbyte behövligt och motiverat för att man ska kunna garantera att förfarandet framskrider effektivt och smidigt. En upphandlande enhet får genomföra informationsutbytet i anslutning till upphandlingsförfarandet muntligt, förutsatt att innehållet i den muntliga kommunikationen dokumenteras i tillfredsställande utsträckning. I synnerhet sådan muntlig kommunikation med anbudsgivare som kan ha en betydande inverkan på innehållet i och bedömningen av anbuden ska dokumenteras i tillräcklig utsträckning och på lämpligt sätt.

Anbudsförfrågningar och andra upphandlingsdokument, anbudsansökningar och anbud får dock inte lämnas muntligt och det får inte heller krävas att de lämnas muntligt. I enlighet med principerna om öppenhet och icke-diskriminering ska uppgifterna i dessa dokument vara entydiga och kontrollerbara. Entydighet och kontrollerbarhet kan endast nås när anbudsförfrågan och de övriga upphandlingsdokumenten, anbudsansökningarna och anbuden är i skriftlig form.