Direktupphandling är möjlig som kompletterande beställning när den ingås som en varuupphandling med den ursprungliga leverantören i syfte att delvis ersätta eller utvidga en tidigare leverans eller utrustning.
En förutsättning för detta är att ett byte av leverantör skulle leda till upphandling av material med annorlunda tekniska egenskaper, vilket skulle medföra oförenlighet eller oproportionerligt stora tekniska svårigheter vid användning och underhåll. En kompletterande beställning kan ske endast undantagsvis eftersom man i normala fall också ska beakta behovet av kompletterande beställningar i planeringen och genomförandet av upphandlingen.
De grunder för direktupphandling som hänför sig till teknisk oförenlighet ska tolkas snävt. Den upphandlande enheten bör kunna ange i detalj hur svårt och delikat föremålet för upphandlingen är samt grunderna för teknisk oförenlighet när det gäller slutandet av kontrakt med en enda leverantör.
Giltighetstiden för dylika kontrakt och för kontrakt som ska förnyas får i regel vara högst tre år.
Direktupphandling är möjlig när det är fråga om att med den ursprungliga leverantören ingå ett nytt byggentreprenadskontrakt eller en ny tjänsteupphandling som motsvarar en tidigare entreprenad eller tjänsteupphandling. En ny upprepning av en tidigare tjänsteupphandling eller byggentreprenad, det vill säga en eventuell kompletterande beställning som genomförs som en direktupphandling, kallas ofta också option.
En förutsättning är att en eventuell senare direktupphandling nämns i den ursprungliga upphandlingsannonsen och att det uppskattade värdet av en kompletterande tjänst eller ny byggentreprenad har beaktats vid beräkning av det totala värdet av det ursprungliga kontraktet.
Med andra ord är en direktupphandling som gäller en kompletterande beställning möjlig då det i det ursprungliga kontraktet för tjänsteupphandling eller byggentreprenad redan finns ett konkurrensutsatt, till sin varaktighet bestämd optionsklausul som iakttas i den ursprungliga anbudsförfrågan eller upphandlingsannonsen och i beräkningen av kontraktets värde.
Optionen kan utnyttjas inom tre år. Beslutet om att använda optionen måste fattas inom tre år efter att det ursprungliga kontraktet ingåtts även om optionen i själva verket skulle användas först senare, till exempel inom fyra år efter att kontraktet ingåtts. Optionerna bör fastställas tids- och innehållsmässigt på förhand för att trygga anbudsgivarnas likvärdighet. Det är inte möjligt att som en direktupphandling göra allmänna kompletterande beställningar vars innehåll inte har specificerats. (Se t.ex. MD 519-520/11)
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.