Den upphandlande enheten publicerar en upphandlingsannons om innovationspartnerskapet och på basis av den kan intresserade anmäla sig.
I upphandlingsannonsen ska den upphandlande enheten ange vilken vara, tjänst eller byggentreprenad enheten behöver. I upphandlingsdokumenten ska den upphandlande enheten utöver de minimikrav som gäller föremålet för upphandlingen fokusera på att slå fast sina egna behov och målen för upphandlingen.
Upphandlingsdokumenten ska också innehålla en beskrivning av de behov, krav, specifikationer, villkor och andra kriterier som hänför sig till utvecklingsarbetets resultat, dvs. till produktionsupphandlingen, till den del dessa kan beskrivas när förfarandet inleds.
Till innovationspartnerskapets natur hör att detaljerna i föremålet för upphandlingen preciseras under förhandlingarnas och det egentliga partnerskapets gång. Uppgifterna som lämnas ska dock vara tillräckligt precisa för att leverantörerna utifrån uppgifterna kan bedöma upphandlingens art och omfattning och besluta om de är intresserade av att lämna in en anbudsansökan för upphandlingen i fråga.
Den upphandlande enheten ska välja ut de kandidater som godkänns som anbudsgivare utifrån de minimikrav på lämplighet som anges i upphandlingsannonsen samt utifrån jämförelsegrunderna. De kandidater som väljs ut för jämförelsen ska också uppfylla alla minimikrav. Även de obligatoriska grunderna för uteslutning ska beaktas.
Jämförelsen ska basera sig på objektiva och icke-diskriminerande kriterier som gäller leverantören.
Den upphandlande enheten får inte bjuda in sådana anbudssökande till förfarandet som inte har lämnat en anbudsansökan eller som inte uppfyller de krav som den upphandlande enheten ställer.
Deltagare i ett upphandlingsförfarande som genomförs som innovationspartnerskap kan vara en separat anbudsgivare eller bestå t.ex. av grupper av anbudsgivare, där vissa kan koncentrera sig på att utveckla innovativa lösningar och andra på att producera eller tillhandahålla de varor eller tjänster som utvecklats.
I innovationspartnerskapet är det avgörande att man hittar de kriterier som gör att man kan välja den bästa och mest lovande produktutvecklingspartnern. Hur framgångsrikt valet slutligen är klarnar först i det skede då partnern har utvecklat projektet och man kan se slutresultatet.
Utgångspunkten är att den upphandlande enheten kan ställa vilka som helst icke-diskriminerande lämplighetskrav för anbudsgivarna såvida kraven överensstämmer med upphandlingslagen och hänför sig till föremålet för upphandlingen.
Vid innovationspartnerskap ska dock anbudsgivarnas egenskaper prioriteras. Vid valet av anbudssökande ska det göras en bedömning av de anbudssökandes kapacitet på området för forskning och utveckling och kapaciteten att utveckla och genomföra innovativa lösningar.
Beredskapen kan bedömas utifrån till exempel tidigare forskningsverksamhet och tjänster som utvecklats på ett lyckat sätt tidigare. Vid bedömningen av leverantörens referenser kan det löna sig för den upphandlande enheten att på förhand bedöma, till exempel tillsammans med sakkunniga, vad som förutsätts av en anbudsgivare när det kommer till personalens kompetens, materiel och redskap som hänför sig till utvecklingsverksamheten eller internationella samarbetspartner.
På grund av innovationsverksamhetens allmänna karaktär är det i allmänhet inte ändamålsenligt att förutsätta tidigare erfarenhet av just det område som är föremål för utvecklingsarbetet. Till exempel kan innovationer inom spelindustrin tillämpas bra också inom andra tjänstesektorer. Alltför stränga lämplighetskrav kan också utesluta mindre men potentiellt innovativa företag från anbudsförfarandet.
På förhandlingarnas gång tillämpas i regel upphandlingslagens bestämmelser om det förhandlade förfarandets gång.
De som deltar i partnerskapsförfarandet ombes att lämna preliminära anbud utifrån vilka förhandlingarna förs. Om man vid upphandlingen iakttar elektroniskt informationsutbyte enligt upphandlingslagen ska det reserveras 25 dagar för lämnande av preliminära anbud. I annat fall är anbudstiden 30 dagar.
Innovationspartnern får inte väljas på basis av preliminära anbud, eftersom syftet med förfarandet uttryckligen är att genom förhandlingar välja den bästa möjliga partnern för produktutvecklingsprocessen. Den upphandlande enheten ska inleda förhandlingar med de utvalda anbudsgivarna. Dessutom ska alla som deltar i förhandlingarna skriftligen informeras om alla ändringar i upphandlingsdokumenten och ges tillräckligt med tid för att ändra sina anbud utifrån dessa ändringar.
Vid bedömningen av de förbättrade anbud som anbudssökandena lägger fram iakttas de urvals- och förhandlingsfaser som är sedvanliga för förhandlat förfarande, samt jämförelse- och urvalsfaser för anbud.
Den upphandlande enheten får inte utan en partners uttryckliga specifika samtycke för de övriga partnerna röja lösningar som dessa har föreslagit eller annan konfidentiell information – såsom affärshemligheter – som lämnats under förfarandets gång. Denna risk föreligger naturligtvis inte om den upphandlande enheten har valt endast en partner till förfarandet.
Den upphandlande enheten ska välja det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet som grund för kostnadsmässig fördelaktighet. En partner får således inte väljas enbart på basis av det billigaste priset.
Grunden för förhållandet mellan pris och kvalitet ska vara den som bäst möjliggör en
jämförelse av anbud som gäller innovativa lösningar. När det gäller de jämförelsegrunder som hänför sig till förhållandet mellan pris och kvalitet kan man beakta faktorer som berör såväl upphandlingen av forsknings- och utvecklingstjänster som utvecklingsarbetets resultat, dvs. produktionsupphandlingen. I jämförelsen av anbud kan man beakta till exempel effektiviteten och sådana funktionella egenskaper hos utvecklingsarbetets resultat som kan bedömas.
Den upphandlande enheten kan inrätta ett innovationspartnerskap med antingen en eller flera sådana anbudsgivare som bedriver separat forsknings- och utvecklingsverksamhet.
I riskfyllda projekt kan det vara ändamålsenligt att välja parallella partner för att den upphandlande enheten ska ha flera alternativa utvecklingsprojekt med tanke på eventuella misslyckanden. Projektet kan också delas upp i delar så ett SMF-företag kan utveckla en mindre del.
Det rekommenderas att riskerna och fördelarna med partnerskapsförfarandet fördelas så att de sporrar båda partnerna till att utveckla och ta i bruk innovativa lösningar. Det är förnuftigt att fördela riskerna och fördelarna med partnerskapet jämnt mellan partnerna. Risker och fördelar hänför sig till exempel till de arvoden som betalas till partnerna för utveckling, tidsplanen för betalning av vederlaget för upphandlingskontraktet och förfarandet för gallring av partner.
Den upphandlande enheten ska i upphandlingsannonsen, anbudsförfrågan eller inbjudan att förhandla uppge arrangemangen för immateriell äganderätt. Också eventuella arrangemang som berör nyttjanderätt och nyttjanderättens omfattning bör nämnas. Det rekommenderas att man vid fastställandet av immateriella rättigheter beaktar partnerskaps- och riskfördelningsperspektivet.
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.