Efter jämförelse- och urvalsfasen fortsätter innovationspartnerskapet med den egentliga avtalsperioden. Om flera leverantörer har valts till partner, ska dessa behandlas jämlikt sinsemellan.
Innovationspartnerskapet bör delas upp i strukturellt separata och successiva steg som följer de olika skedena i respektive partners forsknings- och innovationsprocess. Genom indelning i faser kan man hantera de risker som hänför sig till innovationspartnerskapet. Riskerna har i allmänhet samband med lösningens tekniska funktion och användbarhet.
Innovationspartnerskapet kan delas in i faser till exempel så att de partner som valts ut i den första delen utvecklar den önskade produkten eller tjänsten (forsknings- och utvecklingsfasen). Därefter kan de återstående partnerna utveckla forskningsresultaten till en prototyp eller annan modell, varefter man utför ett pilotprojekt, dvs. ett användbarhetstest. Det sista steget är den egentliga upphandlingen.
Den upphandlande enheten ska ställa upp delmål för samtliga utvalda partner och bestämma om utbetalning av ersättning.
Innovationspartnerskapets faser framskrider i praktiken inte alltid linjärt. Framskridandet kan vara komplext, där de olika faserna integreras med varandra. Upphandlingen utvecklas mot sin slutliga form genom en kontinuerlig växelverkan mellan utveckling och genomförande. Innovationspartnerskapet kan också ända fram till kontraktsperiodens utgång innefatta utveckling av föremålet för upphandlingen samt förhandlingar mellan den upphandlande enheten och partnern.
Antalet partner som valts ut inom innovationspartnerskapet kan minskas ännu efter att partnerskapet inletts. En förutsättning för att avsluta partnerskapskontraktet är att det i upphandlingsdokumenten anges att partnerskapet äger rum i successiva steg och vilka villkor som gäller för detta.
Den upphandlande enheten kan alltså minska antalet utvalda partner efter att det egentliga partnerskapet inletts beroende på hur partnerna lyckas uppfylla målen i själva produktutvecklingsprocessen. Avslutandet av partnerskapet ska ske i enlighet med bedömningsgrunder som angetts på förhand.
Partnerskapsavtalet kan också avslutas med en enda utvald partnern innan det egentliga upphandlingsskedet inleds. Den upphandlande enheten kan också slutföra partnerskapet utan att gallra bort en enda leverantör från förfarandet.
Den upphandlande enheten ska slå fast och betala partnerna ersättning för utvecklingsarbetet, men det finns inga närmare bestämmelser om ersättningens belopp. Ersättningens värde ska dock motsvara den föreslagna lösningens innovativitet.
Det kan vara bra att höra sig för om vad potentiella partner anser vore en tillräcklig ersättning i den marknadsundersökning som föregår upphandlingen.
Den upphandlande enheten behöver inte ordna ett nytt anbudsförfarande för att anskaffa resultaten av utvecklingsarbetet, om upphandlingen görs med en partner som valts till förfarandet. Bestämmelsen hindrar således innovationspartnern från att till exempel sälja resultaten av utvecklingsarbetet till en tredje part som i sin tur säljer produkten eller tjänsten vidare till den upphandlande enheten utan konkurrensutsättning.
Det uppskattade värdet av varor, tjänster eller byggentreprenader som utvecklas inom innovationspartnerskapet får inte vara oproportionerligt stort i förhållande till de investeringar som krävs för deras framtagande.
Anskaffning av resultaten av utvecklingsarbetet utan konkurrensutsättning förutsätter att resultaten av arbetet och anskaffningen av dem motsvarar den överenskomna prestationsnivån och de maximala kostnaderna. Syftet med detta är att förhindra en oskälig och oförutsedd debitering av utvecklingspartnern för det arbete som utförs. Genom begränsningarna eftersträvas också öppenhet och icke-diskriminering i användningen av offentliga medel.
Man bör försöka komma överens om prestationsnivån och de maximala kostnaderna på förhand mellan beställaren och partnern. På det viset blir man inte tvungen att utan grund avgränsa eller inskränka sätten som upphandlingen kan genomföras på.
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.