Förhandlat förfarande

Vid förhandlat förfarande publicerar den upphandlande enheten en annons om upphandlingen, som alla intresserade leverantörer får ansöka om att få delta i. Den upphandlande enheten förhandlar om villkoren för upphandlingskontraktet med de leverantörer som den valt ut.

Användningen av förhandlat förfarande förutsätter alltid att det finns en grund enligt upphandlingslagen. Det är den upphandlande enheten som har skyldigheten att visa att förutsättningarna föreligger.

Förutsättningar

Den upphandlande enheten kan välja förhandlat förfarande under någon av följande förutsättningar:

1. Den upphandlande enhetens behov kan inte tillgodoses utan att anpassa existerande lösningar
   
   
   
   I samband med byggentreprenadkontrakt kan det finnas behov av att använda förhandlat förfarande till exempel när byggentreprenaden inte avser standardbyggnader. När det gäller tjänster eller varor som kräver anpassning kan det ofta vara fördelaktigt att använda sig av förhandlat förfarande. Krav på anpassning är nödvändiga särskilt när det gäller komplexa inköp, såsom inköp av långt förädlade varor, intellektuella tjänster, till exempel konsulttjänster, arkitekttjänster eller ingenjörstjänster, eller omfattande projekt som berör informations- och kommunikationsteknik. I dessa fall kan förhandlingar vara nödvändiga för att säkerställa att varan eller tjänsten motsvarar den upphandlande enhetens behov. Förhandlat förfarande bör däremot inte användas när det är fråga om färdigproducerade tjänster eller varor som kan tillhandahållas av flera olika ekonomiska aktörer på marknaden, till exempel när det är fråga om enkel varuupphandling såsom inköp av kopieringspapper eller kontorsmaterial till ett kontor.
   
    
2. Upphandlingen inbegriper formgivning eller innovativa lösningar
   
   
   
   I samband med byggentreprenadkontrakt kan det finnas behov av att använda förhandlat förfarande till exempel när upphandlingen inbegriper formgivning eller innovativa lösningar. Också när det gäller tjänster eller varor som kräver formgivning kan det ofta vara fördelaktigt att använda sig av förhandlat förfarande. Krav på formgivning är nödvändiga särskilt när det gäller komplexa inköp, såsom inköp av långt förädlade varor, intellektuella tjänster, till exempel konsulttjänster, arkitekttjänster eller ingenjörstjänster, eller omfattande projekt som berör informations- och kommunikationsteknik. I dessa fall kan förhandlingar vara nödvändiga för att säkerställa att varan eller tjänsten motsvarar den upphandlande enhetens behov. Förhandlat förfarande bör däremot inte användas när det är fråga om färdigproducerade tjänster eller varor som kan tillhandahållas av flera olika ekonomiska aktörer på marknaden, till exempel när det är fråga om enkel varuupphandling såsom inköp av kopieringspapper eller kontorsmaterial till ett kontor.
   
    
3. Upphandlingskontraktet kan inte ingås utan föregående förhandlingar på grund av särskilda omständigheter i anslutning till upphandlingens art eller komplexitet eller rättsliga och ekonomiska utformning eller på grund av riskerna i anslutning till dessa
   
   
   
   Förhandlat förfarande kan användas till exempel vid krävande saneringsprojekt där det är särskilt svårt att på förhand bedöma det exakta innehållet i ett byggarbete och kostnadseffekterna. En sådan situation som beskrivs i bestämmelsen kan föreligga också till exempel i samband med komplicerade byggentreprenader och upphandlingar som genomförs enligt den s.k. livscykel- eller alliansmodellen, där det är svårt att på förhand bedöma upphandlingens exakta innehåll eller kostnadseffekter eller de villkor som projektets finansiärer ställer. Också upphandling av krävande sakkunnig- och kunskapstjänster kan vara av sådan natur att det inte är ändamålsenligt att använda öppet eller selektivt förfarande.
   
    
4. En beskrivning av föremålet för upphandlingen kan inte utarbetas med tillräcklig precision genom hänvisning till en standard, en europeisk teknisk bedömning, en gemensam teknisk specifikation eller en teknisk referens
   
   
   
   Europeiska och finländska standarder har skapats för att göra det lättare att definiera den produkt, tjänst eller entreprenad som ska köpas. Om standarder saknas eller är otillräckliga för en tillräckligt noggrann beskrivning av de krav och definitioner som hänför sig till upphandlingen, medför detta ett välgrundat behov av förhandlingar.
   
    
5. Vid det föregående öppna eller selektiva förfarandet har det endast erhållits anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan, eller anbuden kan inte godkännas
   
   
   
   I dessa situationer är syftet med förhandlingarna att få anbud som motsvarar förfrågningsunderlaget och som kan godkännas.

En ny upphandlingsannons behöver inte publiceras, om man i det förhandlade förfarandet bjuder in alla de anbudsgivare som uppfyller minimikraven enligt 79—92 § i upphandlingslagen och som i det föregående förfarandet har lämnat ett anbud som uppfyller formkraven för anbudsförfarandet. Formkrav är krav som inte berör upphandlingens eller anbudets innehåll, till exempel krav på att anbudet ska undertecknas eller krav på antalet anbudsexemplar.

Det är möjligt att övergå till förhandlat förfarande om det i anbuden föreslås alternativa lösningar för upphandlingen, trots att denna möjlighet inte ges i anbudsförfrågan, eller anbuden inte innehåller de utredningar om fullgörande av förpliktelser som förutsätts i anbudsförfrågan med avseende på beskattning, miljöskydd eller arbetsförhållanden.

Antalet anbudssökande

Vid förhandlat förfarande får den upphandlande enheten i förväg begränsa antalet anbudssökande som bjuds in att delta i förhandlingarna. Det lägsta och vid behov det högsta antalet anbudssökande som bjuds in att delta i förhandlingarna ska anges i upphandlingsannonsen. De anbudssökande som godkänns som anbudsgivare ska väljas med iakttagande av det förfarande som anges i upphandlingsannonsen eller andra upphandlingsdokument och utifrån de minimikrav på lämplighet och de bedömningsgrunder som anges där. Den upphandlande enheten kan jämföra anbudssökandena till exempel utifrån deras referenser eller ekonomiska situation eller kompetensen hos deras personal.

Antalet anbudssökande som bjuds in att delta i förhandlingarna ska med hänsyn till upphandlingens omfattning och art vara tillräckligt stort för att säkerställa verklig konkurrens. Vid förhandlat förfarande ska minst tre (3) anbudssökande bjudas in att delta, om inte antalet lämpliga sökande är lägre. Om antalet lämpliga anbudssökande är lägre än tre, kan den upphandlande enheten fortsätta förfarandet genom att bjuda in alla anbudssökande som uppfyller lämplighetskraven att lämna ett preliminärt anbud.

Den upphandlande enheten får till förfarandet inte bjuda in anbudssökande som inte har lämnat en anbudsansökan eller som inte uppfyller de krav som enheten ställer.