Den upphandlande enheten ska vid ett förhandlat förfarande i upphandlingsannonsen, den preliminära anbudsförfrågan eller inbjudan att förhandla beskriva sina behov och de egenskaper som krävs av de varor, tjänster eller byggentreprenader som ska upphandlas samt uppge kriterierna för att ett anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Den upphandlande enheten ska också ange vilka delar av beskrivningen som fastställer de minimikrav som alla anbud ska uppfylla. Den information som lämnas ska vara tillräckligt precis för att leverantörerna ska kunna bedöma upphandlingens art och omfattning och besluta huruvida de ska lämna in en anbudsansökan. Den upphandlande enheten ska med elektroniska medel ge alla kostnadsfri, oinskränkt, direkt och fullständig tillgång till upphandlingsdokumenten. Tillgång till dokumenten ska ges från och med den dag då upphandlingsannonsen publiceras. Den webbadress där den preliminära anbudsförfrågan eller de övriga upphandlingsdokumenten kan hämtas med elektroniska medel ska anges i annonsen.
Vid förhandlat förfarande ska den upphandlande enheten samtidigt och skriftligen bjuda in alla utvalda anbudssökande att lämna sitt preliminära anbud. Inbjudan till anbudssökandena innefattar inte de uppgifter som behövs för deltagande i förhandlingarna, utan endast en specificerad inbjudan att lämna ett preliminärt anbud. All annan behövlig information, såsom uppgifter om lämplighetskraven, beskrivningen av föremålet för upphandlingen och jämförelsegrunderna, ska tillhandahållas i inbjudan att förhandla eller den preliminära anbudsförfrågan och i bilagorna till dem. Därför ska den webbadress där inbjudan att förhandla eller den preliminära anbudsförfrågan och de övriga upphandlingsdokumenten har gjorts tillgängliga i elektronisk form nämnas. Om dokumenten inte har gjorts tillgängliga i elektronisk form, ska inbjudan åtföljas av anbudsförfrågan och de övriga upphandlingsdokumenten.
Den upphandlande enheten ska bjuda in de anbudssökande som har valts ut till förhandlingarna att lämna preliminära anbud utifrån vilka förhandlingarna förs. Den upphandlande enheten får jämföra anbuden och välja ett preliminärt anbud utan förhandlingar, om denna möjlighet i förväg har angetts i upphandlingsannonsen eller anbudsförfrågan. Den upphandlande enheten kan under förfarandets gång uppmana anbudsgivarna att lämna nya anbud som anpassats utifrån förhandlingarna. Den upphandlande enheten ska för att förbättra anbuden förhandla med anbudsgivarna om anbudsgivarnas preliminära anbud och alla eventuellt efterföljande anbud som de lämnat.
Under förhandlingarnas gång får den upphandlande enheten även göra ändringar i anbudsförfrågan och inbjudan att förhandla. De minimikrav som anges i upphandlingsannonsen, i den anbudsförfrågan som finns tillgänglig då annonsen publiceras eller i inbjudan att förhandla får dock inte vara föremål för förhandling.
Förhandlingarna får äga rum i successiva steg så att antalet anbud som deltar i förhandlingarna under förhandlingarnas gång begränsas genom tillämpning av de kriterier för att ett anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga och de eventuella jämförelsegrunder som anges i upphandlingsannonsen, anbudsförfrågan eller inbjudan att förhandla. En förutsättning för detta är att det i upphandlingsannonsen, anbudsförfrågan eller inbjudan att förhandla har angetts att förhandlingarna äger rum i successiva steg.
Den upphandlande enheten ska under förhandlingarna behandla samtliga anbudsgivare lika. Den upphandlande enheten får inte lämna ut information på ett sätt som äventyrar likabehandlingen av dem som deltar i anbudsförfarandet. Den upphandlande enheten ska skriftligen informera alla anbudsgivare som deltar i förhandlingarna om alla ändringar av innehållet i upphandlingsannonsen, anbudsförfrågan eller inbjudan att förhandla. Anbudsgivarna ska ges tillräckligt med tid för att vid behov kunna ändra sina anbud och lämna in de ändrade anbuden. Den upphandlande enheten får inte utan samtycke av en anbudssökande eller anbudsgivare som deltar i förhandlingarna för de övriga anbudsgivarna röja konfidentiell information som denne har lämnat. I samtycket ska det specifikt anges vilken information det gäller.
Den upphandlande enheten ska avsluta förhandlingarna genom att informera de återstående anbudsgivarna om detta. Den upphandlande enheten ska skicka den slutliga anbudsförfrågan till anbudsgivarna och fastställa en tidsfrist för inlämning av de slutliga anbuden. Den upphandlande enheten ska kontrollera att de slutliga anbuden överensstämmer med den slutliga anbudsförfrågan och på basis av sina jämförelsegrunder välja vinnaren av anbudsförfarandet. De slutliga anbuden får inte vara föremål för förhandling.
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.