Ett villkor för användning av elektronisk auktion är att innehållet i upphandlingsannonsen eller anbudsförfrågan kan utarbetas tillräckligt exakt. En elektronisk auktion kan förrättas endast utifrån sådana faktorer som är lämpliga för automatisk utvärdering på elektronisk väg, som är kvantifierbara och som kan uttryckas i siffror eller procenttal, utan bedömning från den upphandlande enhetens sida.
Sådana byggentreprenader och tjänsteupphandlingar som innehåller immateriella prestationer och inte kan rangordnas på grundval av automatiska utvärderingsmetoder kan inte bli föremål för elektronisk auktion. Eftersom en elektronisk auktion framskrider automatiskt och i realtid kan den inte innefatta personliga bedömningar.
Hur ändamålsenligt det är att använda elektronisk auktion beror på föremålet för upphandlingen och dess värde samt på marknaden och konkurrensläget. Elektronisk auktion kan användas också vid upphandling av industriella rättigheter eller upphovsrätter.
Elektroniska auktioner får inte genomföras så att föremålet för upphandlingen ändras från det som har angetts på förhand. Antalet anbudsgivare som deltar i en elektronisk auktion får inte heller minskas efter att auktionen har inletts.
En elektronisk auktion gäller antingen enbart det lägsta priset, om det lägsta priset används som jämförelsegrund, eller nya värden på faktorer som angetts i anbudet, eller båda, om urvalsgrunden är det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet eller de lägsta kostnaderna.
Bara sådana faktorer som kan uttryckas i kvantitativa siffror kan vara föremål för en auktion. Faktorerna kan utgöras förutom av priset även av till exempel leveranstiden eller serviceintervallet. När auktionen gäller förhållandet mellan pris och kvalitet kan föremålet för auktionen utgöras av till exempel kvalitetsfaktorer, såsom responstiden för en viss tjänst. När auktionen gäller de lägsta kostnaderna kan föremålet för auktionen utgöras av till exempel beräknad energieffektivitet.
Faktorer som är förknippade med tolkning och subjektiv bedömning kan inte direkt ingå i jämförelsen vid en elektronisk auktion, men detta hindrar inte den upphandlande enheten från att vid tilldelningen av utgångspoäng för anbudsjämförelsen också beakta denna typ av kvalitativa faktorer. Exempelvis leveranssäkerheten kan bedömas genom en jämförelse innan auktionen inleds, och på så sätt fås utgångspoängen för auktionen. Själva föremålet för auktionen är då priset eller andra kvantifierbara faktorer.
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.