En anbudsgivare kan för att fullgöra en upphandling ta hjälp av andra företag och samarbetspartner. Det kan exempelvis vara fråga om deltagande i anbudsförfarandet i grupp, anlitande av underleverantörer eller internt samarbete inom en företagsgrupp. Vid underentreprenad beställer den upphandlande enhetens avtalspart en del av upphandlingskontraktet av tredje part. Underleverantörskontrakt ingås inte mellan den upphandlande enheten och underleverantören, utan mellan den upphandlande enhetens avtalspart och underleverantören.
Den upphandlande enheten kan kräva att anbudsgivaren i sitt anbud anger vilken del av kontrakten som den avser lägga ut på tredje part samt vilka underleverantörer som föreslås. Ett sådant meddelande begränsar inte den huvudsakliga anbudsgivarens ansvar för att genomföra upphandlingen.
Den upphandlande enheten har rätt att i samband med varje upphandling pröva vilka underleverantörer som är betydelsefulla med tanke på upphandlingen och i fråga om vilka information ska ges på ett sådant sätt som inte medför tolkningsproblem. Bara leverantörer som konkret deltar i framställningen av en vara eller tjänst ska betraktas som underleverantörer. Det är inte ändamålsenligt att samarbetsparter i likhet med en tjänsteleverantörs varuleverantör eller en revisionssammanslutning betraktas som underleverantörer.
Den upphandlande enheten kan dock i princip inte förbjuda anbudsgivarna att anlita underleverantörer, om det inte finns särskilda skäl till det (t.ex. domarna C-176/98, Holst Italia (EU:C:1999:593) och C-314/01, Siemens och ARGE Telekom (EU:C:2004:159). Den upphandlande enheten har därför rätt att kräva att anbudsgivaren redan i sitt anbud uppger vilka delar av kontrakten som kommer att utföras som underentreprenader och även uppger de föreslagna underleverantörerna. Uppgifterna om vilken andel av de väsentliga arbetena som kommer att utföras genom underentreprenad och namnen på de underleverantörer som kommer att utföra arbetena kan vara av betydelse för den upphandlande enheten med tanke på hur enheten hanterar ekonomiska och andra risker. Den upphandlande enheten kan även använda dessa uppgifter vid bedömningen av anbudsgivarens tekniska och ekonomiska lämplighet.
Vid byggentreprenadkontrakt eller sådan tjänsteupphandling som ska tillhandahållas vid en anläggning under direkt tillsyn av den upphandlande enheten ska den upphandlande enheten senast då fullgörandet av upphandlingskontraktet påbörjas kräva att den valda anbudsgivaren uppger namn på, kontaktuppgifter till och lagliga företrädare för sina underleverantörer som deltar i byggentreprenaderna eller tjänsteupphandlingen, i den mån de är kända vid den tidpunkten. Den valda anbudsgivaren ska under upphandlingskontraktets giltighetstid även meddela ändringar i fråga om underleverantörerna och ändringar i nämnda uppgifter.
Begäran om information ger öppenhet beträffande den kedja av underleverantörer som huvudentreprenören anlitar. Till följd av den ökade öppenheten i fråga om underleverantörskedjan får de upphandlande enheterna information om vem som är närvarande på de byggplatser där byggentreprenader utförs eller vilka företag som tillhandahåller tjänster i eller vid byggnader, infrastrukturer eller områden, såsom skolor, idrottsanläggningar, hamnar eller motorvägar, för vilka de upphandlande enheterna ansvarar eller över vilka de utövar direkt tillsyn. Skyldigheten att meddela uppgifter omfattar dock inte uppgifter om huvudentreprenörens varuleverantörer.
Den upphandlande enheten kan utvidga meddelandeskyldigheten också till andra upphandlingskontrakt och kontrakt längre ned i underleverantörskedjan. Uppföljningen av och öppenheten i fråga om de arbeten som utförs i form av underentreprenad främjar den upphandlande enhetens möjligheter att fästa vikt vid bekämpningen av grå ekonomi. Den upphandlande enheten ska dock ta hänsyn till proportionalitetsprincipen och inte kräva att företagen ska lämna in sådana utredningar som de har mycket svårt att skaffa. Den upphandlande enheten ska också se till att det inte på leverantörskedjan ställs sådana krav synnerligen långt ned i kedjan som kan leda till en avsmalning av marknaden och färre anbud.
Vid upphandling av byggentreprenader och tjänster samt vid monterings- eller installationsarbeten inom ramen för varuupphandling får den upphandlande enheten kräva att vissa kritiska uppgifter ska utföras direkt av anbudsgivaren eller en deltagare i gruppen. Särskilt kritiska arbeten kan vara till exempel sådana arbeten i anslutning till byggentreprenader eller tjänster som är mycket krävande eller farliga eller annars förknippade med betydande risker och där en så kort tillsyns- och ansvarskedja som möjligt är motiverad. Arbetenas kritiska natur kan också bero på aspekter som hänför sig till kvalitetssäkringen, avtalspartens erfarenhet och kunnande samt avtalsrätten.
En upphandlande enhet får i anbudsförfrågan meddela att den kontrollerar om det föreligger grunder för att utesluta underleverantörer med stöd av 80 eller 81 § i upphandlingslagen. Om en obligatorisk uteslutningsgrund gäller en underleverantör, ska den upphandlande enheten kräva att anbudsgivaren byter ut underleverantören. Om en frivillig uteslutningsgrund gäller en underleverantör, får den upphandlande enheten kräva att underleverantören byts ut mot en annan underleverantör. Den ovan beskrivna kontrollen ska ske i enlighet med 87–89 § i upphandlingslagen.
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.