Genom att beräkna värdet av en upphandling strävar man efter att utreda vilka bestämmelser som kan tillämpas på upphandlingen i fråga. Upphandlingens värde avgör vilka av upphandlingslagens bestämmelser som kan tillämpas eller om det är fråga om s.k. små upphandlingar, för vilka bestämmelserna i upphandlingslagen inte lämpar sig alls.
Beräkningen av det uppskattade värdet av en upphandling ska grunda sig på den största totala ersättning som ska betalas, exklusive mervärdesskatt. Vid beräkningen av värdet ska även beaktas möjliga alternativa sätt att genomföra upphandlingen och options- och förlängningsklausuler som ingår i upphandlingskontraktet, samt provisioner eller ersättningar till anbudssökande eller anbudsgivare.
Utgångspunkten kan anses vara den upphandlande enhetens egen bedömning av upphandlingskontraktets värde. Den upphandlande enheten ska dock bedöma upphandlingens värde genom en tillbörlig och tillräckligt noggrann utredning. Om värdet obefogat beräknats fel och priserna för de godkända anbuden avsevärt överstiger det värde som den upphandlande enheten uppskattat och även tröskelvärdet överskrids, ska en ny annons publiceras om upphandlingen.
Utgångspunkten för beräkningen av upphandlingens värde är att värdet ska gälla då upphandlingsannonsen skickas ut eller vid den tidpunkt då ett annat upphandlingsförfarande inleds. En sådan annan tidpunkt då upphandlingsförfarandet inleds kan till exempel vid direktupphandling vara den tidpunkt då den upphandlande enheten första gången kontaktar en eventuell leverantör. Därmed behöver upphandlingsförfarandet inte senare avbrytas till exempel till följd av överraskande förändringar i förnödenheternas priser eller ändras i överensstämmelse med en ändring av det uppskattade värdet eller en ändring av ett EU-tröskelvärde som kommissionen fastställt. En eventuell känd prisändring ska dock beaktas vid beräkningen av upphandlingens uppskattade värde.
Om en upphandling genomförs samtidigt i form av delkontrakt, ska det uppskattade värdet av samtliga delkontrakt beaktas då det uppskattade totala värdet av upphandlingskontraktet beräknas. Om det sammanlagda värdet av delkontrakten uppgår till minst det nationella tröskelvärdet eller EU-tröskelvärdet, ska de bestämmelser som gäller upphandling som överstiger tröskelvärdet i fråga iakttas vid upphandlingen av varje del.
En upphandling kan genomföras i form av delkontrakt, men den förutsätter att konkurrensutsättningen av delarna genomförs på det sätt som delarnas sammanlagda värde förutsätter. Det kan vara ändamålsenligt att genomföra upphandlingen i olika delar till exempel när de företag inom branschen som finns på marknaden är små eller när det kan vara riskabelt för den upphandlande enheten att genomföra upphandlingen som en enda helhet. Problemen kan å andra sidan i allmänhet minskas genom att upphandlingen genomförs inom ett ramavtal.
Upphandlingslagen tillämpas inte på sådana delkontrakt i anslutning till varu- eller tjänsteupphandling vars uppskattade värde understiger 80 000 euro eller på sådana delkontrakt i anslutning till byggentreprenader vars uppskattade värde understiger 1 miljon euro, om det sammanlagda värdet av dessa delar inte överstiger 20 procent av det sammanlagda värdet av samtliga delar. Om delens uppskattade värde uppgår till minst det nationella tröskelvärdet ska upphandlingslagen dock tillämpas på upphandlingen.
Om en upphandlande enhet består av separata operativa enheter ska beräkningen av värdet av upphandlingen ske med beaktande av det uppskattade totala värdet av alla enskilda operativa enheters upphandlingar, när upphandlingarna bildar en helhet. Om en separat operativ enhet självständigt svarar för sin upphandling eller för vissa kategorier av denna, får värdena uppskattas för den berörda enheten.
Värdet av de upphandlingar som utförs av en upphandlande enhets separata operativa enheter ska alltså uppskattas som en helhet. När det är fråga om en upphandlande enhet som består av separata operativa enheter är huvudregeln således att det uppskattade totala värdet av alla enskilda operativa enheters upphandlingar ska beaktas. Syftet är att sporra de upphandlande enheterna att bedriva planmässig upphandlingsverksamhet och att sammanställa upphandlingarna till logiska helheter.
Eftersom det är fråga om separata operativa enheter, kan upphandlingens värde i vissa fall uppskattas separat för en viss enhet. Denna undantagsbestämmelse bör dock tolkas snävt. Uppskattningen av värdet av en viss upphandling får grunda sig på en uppdelning av upphandlingen endast när detta är objektivt motiverat. Det kan exempelvis vara motiverat att uppskatta värdet av ett upphandlingskontrakt för en av den upphandlande enhetens separata operativa enheter, såsom en skola, ett daghem, ett affärsverk eller ett ämbetsverk, under förutsättning att enheten i fråga självständigt ansvarar för sin upphandling. Detta kan antas vara fallet när den separata operativa enheten självständigt genomför upphandlingar och beslutar om inköp, förfogar över en egen budgetpost för de berörda upphandlingarna, ingår kontraktet självständigt och finansierar det ur en budget som den förfogar över.
Vid beräkning av det uppskattade värdet av en byggentreprenad ska entreprenadens värde beaktas. Vid byggentreprenader ska hänsyn tas till det uppskattade totala värdet av de varor som behövs vid genomförandet av entreprenaden och som den upphandlande enheten tillhandahåller entreprenören, om de behövs för att byggentreprenaden ska kunna genomföras.
Vid beräkning av det uppskattade värdet av försäkringstjänster ska försäkringspremier och andra ersättningar användas som grund. I fråga om banktjänster och andra finansiella tjänster används som beräkningsgrund för värdet de avgifter, arvoden och räntor som ska betalas och andra ersättningar. Vid tjänsteupphandling som avser projektering används som grund de avgifter och provisioner som ska betalas och andra ersättningar.
Vid projekttävlingar som anordnas som en del av ett förfarande som leder till tjänsteupphandling används som grund tjänsteupphandlingens uppskattade värde, exklusive mervärdesskatt men inklusive eventuella deltagararvoden och betalningar. Vid projekttävlingar där deltagarna får pris eller betalningar för projekten används som grund det totala beloppet av arvodena och betalningarna samt det uppskattade värdet, exklusive mervärdesskatt, av en tjänsteupphandling som senare genomförs i enlighet med 40 § 2 mom. 8 punkten, om den upphandlande enheten i annonsen om projekttävlingen meddelar att den kommer att ingå ett tjänsteupphandlingskontrakt.
Om ett varuupphandlingskontrakt avser leasing, hyra eller anskaffning på avbetalning, ska som grund för beräkningen av det uppskattade värdet av kontraktet användas det uppskattade totala värdet för hela giltighetstiden av ett tidsbundet kontrakt som gäller högst 12 månader. Vid tidsbundna kontrakt som gäller över 12 månader används det totala värdet av kontraktet inklusive det uppskattade restvärdet som beräkningsgrund. Vid kontrakt som gäller tills vidare eller för obestämd tid används det uppskattade månadsvärdet multiplicerat med 48 som grund.
För varu- eller tjänsteupphandlingskontrakt som regelbundet återkommer eller som ska förnyas inom en viss period ska det uppskattade värdet beräknas utifrån det totala värdet av en följd av liknande upphandlingar som genomförts under de föregående 12 månaderna eller under den föregående budgetperioden, med beaktande av ändringar i kvantitet eller värde under de följande 12 månaderna, eller det uppskattade totala värdet av de upphandlingar som görs under loppet av de 12 månader som följer efter den första leveransen eller under efterföljande budgetperiod om denna är längre än 12 månader.
Bestämmelsen grundar sig på tanken om en naturlig upphandlingshelhet, på samma sätt som förbudet mot uppdelning av upphandling. En upphandlande enhet ska kunna ingå kontrakt för ett år i sänder av skäl som hänför sig till exempel till logistik, risker, finansiering eller andra motsvarande faktorer. Ett skäl som hänför sig till finansieringen kan till exempel vara att finansiering har beviljats uttryckligen för ett år i sänder och det råder ovisshet om dess kontinuitet. En upphandling får dock inte delas upp enbart i syfte att kringgå upphandlingslagen.
För tjänsteupphandlingskontrakt där det inte anges något totalpris ska det uppskattade värdet beräknas utifrån det uppskattade totala värdet under hela kontraktsperioden för ett tidsbundet upphandlingskontrakt som gäller högst 48 månader. Vid upphandlingskontrakt som gäller tills vidare eller över 48 månader används månadsvärdet multiplicerat med 48.
För ramavtal och dynamiska inköpssystem ska det uppskattade värdet av upphandlingen beräknas utifrån det uppskattade totala värdet av samtliga planerade upphandlingskontrakt under den tid ramavtalet gäller eller det dynamiska inköpssystemet varar.
I fråga om innovationspartnerskap ska man beakta det högsta uppskattade värdet av den forskning och utveckling som ska genomföras under alla stadier av det planerade partnerskapet samt av de varor, tjänster och byggentreprenader som ska utvecklas och upphandlas i slutet av det planerade partnerskapet.
Beräkningen av det uppskattade värdet av en koncession ska grunda sig på den upphandlande enhetens uppskattning av koncessionshavarens omsättning som genereras under kontraktsperioden, exklusive mervärdesskatt. Omsättningen ska beaktas endast till den del som den utgör ersättning för de entreprenader eller tjänster som koncessionen avser eller för varor i anslutning till dem. Uppskattningen ska grunda sig på tidpunkten för annonsen om koncessionen eller någon annan tidpunkt då ett upphandlingsförfarande inleds. Om värdet av koncessionen vid den tidpunkt när kontraktet ingås är mer än 20 procent högre än koncessionens uppskattade värde, ska det utifrån värdet vid den tidpunkt när kontraktet ingås bedömas huruvida tröskelvärdet överskrids.
Det uppskattade värdet av en koncession ska beräknas med hjälp av en objektiv metod som ska anges i upphandlingsannonsen, anbudsförfrågan eller andra upphandlingsdokument. Vid beräkning av det uppskattade värdet ska särskild hänsyn tas till
Om en planerad byggentreprenad eller tjänst innebär att kontrakt ingås i form av delkontrakt ska det uppskattade totala värdet av samtliga delkontrakt beaktas vid beräkningen av det uppskattade värdet. Om det sammanlagda värdet av delkontrakten uppgår till minst 500 000 euro, ska upphandlingslagen tillämpas på varje delkontrakt.
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.