Med optioner avses sådana villkor i ett upphandlingskontrakt som gör det möjligt att till exempel göra kompletterande beställningar eller förlänga upphandlingskontraktet med extra optionsår. Med hjälp av en option kan den upphandlande enheten göra en upphandling direkt av den tidigare avtalsparten utan ny konkurrensutsättning. Användningen av optionen baserar sig alltid på föregående konkurrensutsättning.
Optioner ger den upphandlande enheten handlingsutrymme vid genomförandet av upphandlingen. Det är i regel frivilligt att ta i bruk optioner, vilket innebär att den upphandlande enheten på förhand kan skapa beredskap för exempelvis framtida behov av kompletterande anskaffningar. Utan optioner är det svårare att göra ytterligare anskaffningar eller kompletteringar inom upphandlingskontraktet.
Å andra sidan kan optioner också användas som incitament för att upphandlingarna ska hålla hög kvalitet. Eventuella optionsperioder är ett utmärkt incitament för leverantören att genomföra upphandlingen på ett föredömligt sätt under kontraktsperioden.
Vid upphandlingar avses med option möjligheten att göra kompletterande beställningar om vissa krav i lagen uppfylls. I upphandlingslagen nämns dock ordet option inte direkt, men optionerna kan basera sig på två olika punkter i lagen, nämligen
I användningen av optioner hänvisas ofta till paragrafen om direktupphandling vid kompletterande beställningar. Det kan dock också bli aktuellt att bedöma optionerna utifrån punkten om ändringar i upphandlingskontraktet. Dessa optionsbestämmelser är definitionsmässigt två olika saker och de gäller parallellt. De har ändå mycket samstämmiga användningsförutsättningar och den upphandlande enheten kan från fall till fall besluta vilken optionsbestämmelse den åberopar. Skillnaden mellan optionsbestämmelserna är att optionen vid kompletterande beställning (41 § 2 mom.) ska tas i bruk inom 3 år från det att kontraktet ingåtts.
Båda bestämmelserna och användningen av dem har behandlats närmare på vår webbplats under rubrikerna Direktupphandling vid kompletterande beställning och Att ändra upphandlingskontrakt under kontraktsperioden.
Användningen av optioner förutsätter att de har annonserats på förhand redan i upphandlingsannonsen. I upphandlingsannonsen ska innehållet i optionerna samt eventuell varaktighet fastställas i förväg. Det är ändå bra att närmare specificera optionernas innehåll i förfrågningsunderlaget.
Användningen av optionen förutsätter inte att den inkluderas i det egentliga upphandlingskontraktet, även om det är mycket önskvärt (se MD:75/16, Finlex, (på finska)).
Upphandlingslagen tar inte direkt ställning till innehållet i optionsklausulerna och den upphandlande enheten har i regel rätt att fastställa föremålet för upphandlingen på det sätt den önskar. Den allmänna principen är dock att villkoren i en option inte får ändra upphandlingens allmänna karaktär.
I praktiken kan det anses att optionsvillkoren inte ändrar upphandlingens allmänna karaktär om de tydligt har specificerats i förfrågningsunderlaget. Optionerna ska definieras så att de inte ger den upphandlande enheten obegränsad prövningsrätt. Med andra ord ska optionsvillkoren vara tillräckligt tydliga, så att båda parterna på förhand vet vad optionen innehåller och hur beslut om användningen av optionen fattas. Det är inte möjligt att göra allmänna kompletterande beställningar vars innehåll inte har specificerats. (Se t.ex. MD:519-520/11, Finlex, (på finska))
De options- och förlängningsklausuler som ingår i upphandlingskontraktet ska beaktas vid beräkningen av upphandlingens uppskattade värde. Det finns sålunda ingen direkt övre gräns för värdet av en tilltänkt option, så länge värdet av eventuella kompletterande upphandlingar på ett behörigt sätt har inkluderats i upphandlingens uppskattade värde.
I upphandlingslagen finns det inte heller några särskilda begränsningar i fråga om optionsperiodens längd (utom allmänna begränsningar av upphandlingskontraktets varaktighet, t.ex. när det gäller ramavtal). Därför är det i princip möjligt att sluta ett upphandlingskontrakt exempelvis för en period på två år, som kan förlängas med en option som gäller tills vidare (2 år + en option som gäller tills vidare).
Den upphandlande enheten bör dock överväga hur avtalsperioden i sin helhet kommer att se ut när optioner används. Det ligger inte alltid i den upphandlande enhetens intresse att sluta långfristiga kontrakt med tanke på förändringarna på marknaden.
När det gäller en kompletterande beställning som genomförs som en direktupphandling bör man beakta att beslutet om användningen av optioner enligt upphandlingslagen ska fattas inom tre år efter det att det ursprungliga upphandlingskontraktet ingåtts. Tiden börjar löpa från det att upphandlingskontraktet slutits, inte till exempel från det att entreprenaden blivit färdig (se EU-domstolens dom C-385/02, kommissionen mot Italien).
Den upphandlande enheten avgör om den alls utnyttjar optionsmöjligheten. Den upphandlande enheten bör dock när den beslutar om optionen komma ihåg kravet på en likvärdig och icke-diskriminerande behandling av anbudsgivarna. Om optionen tas i bruk ska till exempel flera anbudsgivare behandlas jämbördigt (MD:629/16, på finska). Å andra sidan kan den upphandlande enheten i förfrågningsunderlaget också förbinda sig till att genomföra optionen genom att på förhand fastställa vad införandet av optionen förutsätter.
Det är befogat att i anbudsförfrågan tydligt definiera hur ett optionsvillkor uppfylls i kontraktsförhållandet för att undvika problematiska tolkningssituationer i samband med användningen av optionen. I anbudsförfrågan är det bra att ange hur beslut om optionerna fattas. Allmän praxis är att ange
Om det är fråga om gemensam upphandling, är det bra att meddela hur de olika upphandlande enheterna förbinder sig till en eventuell optionsperiod.
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.