Upphandlingar som underskrider det nationella tröskelvärdet i upphandlingslagen går under benämningen små upphandlingar. Konkurrensutsättningen av små upphandlingar har lämnats utanför upphandlingslagens tillämpningsområde vilket gör att de kan genomföras enligt ett förenklat upphandlingsförfarande.
Det betyder ändå inte att små upphandlingar inte skulle kräva konkurrensutsättning. Även vid planering av små upphandlingar ska man hålla principerna om öppenhet och likvärdig behandling i minnet.
I praktiken ska små upphandlingar konkurrensutsättas i enlighet med den upphandlande enhetens egna upphandlingsanvisningar, verksamhetsstadga och bestämmelser.
De upphandlande enheterna kan, i likhet med kommunerna, publicera sina egna upphandlingsanvisningar på sin webbplats. På så sätt säkerställs det att de principer som den upphandlande enheten följer också är bekanta för potentiella anbudsgivare. I Finansministeriets handbok för offentlig upphandling, Julkisten hankintojen käsikirja (2023) (Valto), finns också anvisningar om små upphandlingar.
Lagen om beställaransvar (1233/2006) (Finlex.fi) ska tillämpas också vid små upphandlingar om upphandlingsvärdet överskrider gränsen för beställaransvarslagens tillämpningsområde, dvs. 9 000 euro.
I regel kan små upphandlingar göras då upphandlingsvärdet underskrider det nationella tröskelvärdet, dvs.
Enligt upphandlingslagens förbud mot uppdelning får dock en upphandling inte delas upp eller beräknas med exceptionella metoder i syfte att sänka dess värde. Denna princip gäller även små upphandlingar.
Vid planering av små upphandlingar ska den upphandlande enheten sålunda beakta vad som utgör en naturlig upphandlingshelhet. Den upphandlande enheten bör därför sträva efter att kombinera kommande små upphandlingar så att de bildar så ändamålsenliga helheter som möjligt. Då kan de små upphandlingarna tillsammans de facto utgöra en sådan naturlig upphandlingshelhet som avses i upphandlingslagen och som överstiger de nationella tröskelvärdena.
Den upphandlande enhetens upphandlingsverksamhet bör ledas så att enskilda små upphandlingar görs endast i undantagsfall och i så liten omfattning som möjligt, eftersom varje upphandling orsakar kostnader. Genom att fästa vikt vid upphandlingshelheterna kan man också säkerställa att verksamheten är effektiv och upphandlingen ekonomisk.
En upphandling borde också alltid basera sig på ett reellt behov hos den upphandlande enheten. Det ska också finnas behövliga anslag för upphandlingen i budgeten, i upphandlingskalendern eller upphandlingsplanen eller också budgeterat på annat sätt. I brist på dem kan upphandlingen inte utföras.
Beroende på hur omfattande och betydelsefull upphandlingen är ska man beakta vissa allmänna principer som härrör från upphandlingslagen, EU:s grundfördrag och allmänna rättsprinciper inom förvaltningen.
Även om man i regel inte tillämpar upphandlingslagen på små upphandlingar får dessa inte genomföras helt fritt. Nedanstående principer, som baserar sig på upphandlingslagen, EU:s grundfördrag och allmänna rättsprinciper inom förvaltningen, ska beaktas i synnerhet vid omfattande och betydelsefulla konkurrensutsättningar.
I paragrafen om upphandlingslagens ändamål nämns också små upphandlingar. Enligt den ska man vid upphandling som underskrider de nationella tröskelvärdena sträva efter att beakta tillräcklig öppenhet och icke-diskriminering med hänsyn till upphandlingens storlek och omfattning. Detta avser bland annat öppen annonsering av små upphandlingar.
Vid små upphandlingar kan man dessutom behöva beakta ett gränsöverskridande intresse och dess krav på att upphandlingen är öppen, opartisk och icke-diskriminerande (EUF-fördraget). Konstaterande av ett gränsöverskridande intresse förutsätter i allmänhet att det uppskattade värdet av upphandlingen är relativt högt och ställer också krav på att den upphandlande enheten har en god marknadskännedom.
Det kan även finnas regionala skillnader i gränsöverskridande intressen. Exempelvis kan det vara ändamålsenligt att i Torneåregionen också begära anbud från potentiella anbudsgivare verksamma i Sverige. Det samma gäller även upphandlande enheter i huvudstadsregionen i förhållande till Estland.
Den upphandlande enheten bör helst i sina upphandlingsanvisningar sträva efter att definiera när små upphandlingar bildar en sådan helhet att ett gränsöverskridande intresse överskrids. Ofta har de upphandlande enheterna här angett en gräns i euro (t.ex. gränserna för små upphandlingar).
Upphandlande enheter av myndighetskaraktär ska också beakta 6 § i förvaltningslagen där det föreskrivs om de allmänna rättsprinciperna för förvaltningen:
På kommunalt håll ska man beakta förpliktelserna i kommunallagen (410/2015) (Finlex.fi)
Dessa rättsprinciper för god förvaltning ska alltid tillämpas och därmed ska de iakttas även vid genomförandet av små upphandlingar.
Ett exempel från rättspraxis är fallet HFD:2014:189 (Finlex.fi) där det med anledning av de kommunalbesvär som anförts över ett upphandlingsbeslut gällde att bedöma kommunens förfaringssätt med hänsyn till de rättsprinciper inom förvaltningen om vilka bestäms i 6 § i förvaltningslagen, särskilt jämlikhetsprincipen. Trots att upphandlingslagstiftningen inte var tillämplig i saken, kunde den rättspraxis som gäller principerna i denna lagstiftning dock tjäna som ledning vid tolkningen av de rättsprinciper som enbart berör förvaltningen.
I sina egna upphandlingsanvisningar fastställer de upphandlande enheterna ofta en så kallad gräns för små upphandlingar och de upphandlingar som överstiger gränsen konkurrensutsätts genom förenklat förfarande.
Vid fastställningen av gränsen för små upphandlingar kan man beakta exempelvis
Därtill är det är befogat att dela in upphandlingarna i sina egna kategorier och fastställa egna gränser för dem enligt klassificeringen. Tröskelvärdena varierar enligt upphandlingens art, och som små upphandlingar räknas även upphandlingar som är mycket stora uttryckt i eurobelopp. Till exempel tröskelvärdena för social- och hälsovårdstjänster och andra särskilda tjänster enligt bilaga E är förhållandevis höga.
Den upphandlande enhetens gränser för små upphandlingar och den egentliga upphandlarens gräns för ekonomisk beslutsrätt är inte samma sak. Även om en enskild tjänsteinnehavare skulle ha rätt att göra upphandlingar till stora belopp kan man dock inte utnyttja detta till att kringgå de gränser för små upphandlingar som fastställts i den upphandlande enhetens egna anvisningar. En gräns för ekonomisk beslutsrätt innebär sålunda inte det samma som en grund för direktupphandling.
Upphandlingar som underskrider gränsen tolkas som sedvanliga beställningar eller köp.
Den upphandlande enheten kan om den så önskar kartlägga marknaden även i samband med beställningar eller köp. Vid genomförandet av köp lönar det sig ändå att beakta hur mycket av den upphandlande enhetens arbetstid som går till att genomföra upphandlingen.
Samtidigt ska man även vid upphandlingar som underskrider gränsen beakta de allmänna rättsprinciperna inom förvaltningen samt ansvar i anslutning till tjänsteutövning. Exempelvis det att man beställer av en bekant kan sålunda ifrågasättas, även om det bara vore fråga om en liten upphandling.
Det är viktigt att också enskilda köp och beställningar alltid görs skriftligt.
När gränsen för små upphandlingar överskrids konkurrensutsätter den upphandlande enheten upphandlingen enligt sina egna upphandlingsanvisningar.
Det är bra att i anvisningarna slå fast olika förfaranderegler för olika varu-, service- eller byggentreprenadshelheter.
Det lättaste förfaringssättet för konkurrensutsättning vid små upphandlingar är att till exempel begära ett skriftligt anbud av några anbudsgivare. Före det kan den upphandlande enheten exempelvis på internet utreda utbudet på marknaden och per e-post höra sig för om preliminära varu- och prisuppgifter hos anbudsgivarna. På så sätt kan den upphandlande enheten få tillräckligt med information om marknaden och tillbudsstående alternativ.
Små upphandlingar som till sitt värde och sin betydelse utgör en större helhet kan den upphandlande enheten utannonsera på portalen för små upphandlingar eller på sin egen webbplats. Detta förfarande vore att rekommendera åtminstone då det gäller små upphandlingar som ligger nära de nationella tröskelvärdena. Genom annonseringen säkerställs också att öppenhetsprincipen iakttas vid små upphandlingar.
Genom öppen annonsering kan den upphandlande enheten dessutom försäkra sig om de små upphandlingarnas kostnadseffektivitet och kvalitet.
Om små upphandlingar annonseras öppet ska det tydligt preciseras i annonsen att det är fråga om en småskalig upphandling.
I den förenklade konkurrensutsättningsmodellen kan den upphandlande enheten ge viktig information om upphandlingen redan i den upphandlingsannons enheten publicerar. Till annonser om små upphandlingar kan man också bifoga en skriftlig anbudsförfrågan om upphandlingen kräver det.
Öppen annonsering av små upphandlingar innebär ofta att den upphandlande enheten ställer något strängare krav på upphandlingarna, till exempel gällande lämplighet. I anbudsförfrågan bör man även informera om på vilka grunder valet av anbud görs. Den upphandlande enheten ska också fastställa tidsfristerna för lämnande av anbud.
Det är motiverat att begära att anbud lämnas skriftligt. Om den upphandlande enheten använder en digital tjänst för konkurrensutsättningen vid små upphandlingar kan man begära att anbuden lämnas via den tjänsten. I anbudsförfrågan per e-post lönar det sig att ha en allmän mottagaradress för den upphandlande enheten, exempelvis registraturen eller motsvarande.
Öppnandet av anbuden ska ske först efter tidsfristens utgång oberoende av i vilken form anbudet lämnats in.
Den upphandlande enheten kan tillämpa de frivilliga uteslutningsgrunderna också vid upphandling som underskrider det nationella tröskelvärdet. Enheten kan därmed besluta att från anbudsförfarandet utesluta en anbudssökande eller anbudsgivare som uppfyller någon av de av prövning beroende grunderna för uteslutning i 81 § i upphandlingslagen. Det är befogat att tillämpa de frivilliga uteslutningsgrunderna särskilt inom sådana branscher där det förekommer grå ekonomi eller när det uppskattade värdet av upphandlingen närmar sig de nationella tröskelvärdena.
Också vid upphandling som underskrider de nationella tröskelvärdena har de upphandlande enheterna trots sekretessbestämmelserna rätt att av myndigheter och dem som sköter offentliga uppdrag få nödvändiga uppgifter om företag och sammanslutningar för att utreda om det föreligger några frivilliga uteslutningsgrunder.
Det är viktigt att i anbudsförfrågan framhäva att ett upphandlingsbeslut uppstår först när den upphandlande enheten fattar ett separat beslut, och att ett avtal uppstår först när ett separat kontrakt undertecknas. Det är värt att nämna detta särskilt, eftersom motsvarande bestämmelser i upphandlingslagen inte är direkt tillämpliga för små upphandlingar.
Även vid små upphandlingar lönar det sig att till anbudsförfrågan bifoga de avtalsvillkor som är tillämpliga och vid behov använda standardavtalsvillkor, såsom
Vid små upphandlingar bör man göra upp ett skriftligt avtal med leverantören om den helhet som ska upphandlas. I efterhand är det svårt att reda ut innehållet i muntliga avtal.
Vid små upphandlingar krävs ett vederbörligt upphandlingsbeslut. I samband med beslutet iakttas normala administrativa formkrav och upphandlingsbeslutet ska delges parterna på normalt sätt.
Hos upphandlande enheter av myndighetskaraktär kan delgivningen ske i enlighet med förvaltningslagen (434/2003) (Finlex.fi) i ett brev per post endera som vanlig delgivning eller som bevislig delgivning. Delgivningen kan också ske som elektronisk delgivning i enlighet med lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) (Finlex.fi), om den anbudsgivande parten gett sitt samtycke till det.
När det är fråga om andra upphandlande enheter än myndigheter kan delgivningen ske på det sätt som den upphandlande enheten beslutat.
En upphandlingsrättelse tillämpas i enlighet med upphandlingslagen även på en sådan rättelse av den upphandlande enhetens beslut eller andra avgöranden i upphandlingsförfarandet som inte i övrigt omfattas av upphandlingslagen. Med detta avses i praktiken små upphandlingar. Vid små upphandlingar ska sådana anvisningar för sökande av ändring som gäller upphandlingsrättelse bifogas besluten.
I beslut som gäller upphandlingsrättelse av små upphandlingar får ändring inte sökas genom besvär hos marknadsdomstolen. Besvär hos marknadsdomstolen kan emellertid komma i fråga om tröskelvärdet har beräknats fel, dvs. om det sist och slutligen inte är fråga om en upphandling som underskrider det nationella tröskelvärdet.
Vid sökande av ändring som gäller små upphandlingar ska man också beakta sådana former av rättelse eller ändringssökande som ingår i annan lagstiftning. Exempel på dessa är kommunal begäran om omprövning enligt kommunallagen, möjlighet att överklaga hos förvaltningsdomstolen och omprövningsförfarande enligt 7 a kap. i förvaltningslagen.
Inom kommunalförvaltningen kan det ibland också uppstå situationer där en leverantör som deltagit i en liten upphandling förfogar över
För parterna i ett anbudsförfarande som gäller en liten upphandling är bestämmelserna om upphandlingsrättelse tillämpliga i första hand.
Ändring i en kommunal myndighets beslut om såväl en upphandlingsrättelse som en begäran om omprövning enligt kommunallagen får sökas genom kommunalbesvär hos förvaltningsdomstolen.
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.