Skolfotografering

En fråga som rådgivningsenheten för offentlig upphandling ofta får gäller skolfotografering. Att tillhandahålla skolfotografering är ingen lagstadgad uppgift för kommunen. Men om kommunen ordnar skolfotografering är det en uppgift som kommunen åtagit sig.  

Skolfotograferingar som upphandlingsenheten konkurrensutsatt är koncessioner 

Koncessioner är i likhet med upphandlingskontrakt kontrakt mot ekonomisk ersättning mellan den upphandlande enheten och en eller flera leverantörer. Till kriterierna för koncession hör en överföring av både nyttjanderätten till objektet eller tjänsten och den funktionella och ekonomiska risken på serviceproducenten eller entreprenören. 

Högsta förvaltningsdomstolen (HFD) har granskat konkurrensutsättningen av skol- och daghemsfotograferingar i sitt beslut HFD:2019:63 (Finlex)

Enligt domstolen var det fråga om en tjänstekoncession när staden konkurrensutsatte skolfotograferingen i områdets skolor och daghem. Definitionen på tjänstekoncession uppfylldes då: 

• tjänsteleverantörerna hade fått rätt att utnyttja de konkurrensutsatta tjänsterna i stadens skolor och daghem, 
• leverantörerna hade rätt att kräva ersättning för fotograferingstjänsterna av dem som köpte bilderna och  
• tjänsteleverantören tog på sig den risk som anslöt till utnyttjandet av tjänsten.  

Vid skolfotograferingar är det skäl att beakta att de också kan ordnas av föräldraföreningar och elevkårer. I sådana fall är det inte längre fråga om en upphandling som omfattas av upphandlingslagens tillämpningsområde, eftersom dessa aktörer inte är upphandlande enheter enligt upphandlingslagen.  

Koncessioner som överskrider tröskelvärdet ska dock konkurrensutsättas i enlighet med upphandlingslagen  

Om fotograferingsavtalen överstiger tröskelvärdet på 500 000 euro konkurrensutsätts de enligt kapitel 13 i upphandlingslagen. Vilket innebär bl.a.  

• att tjänstekoncessionen ska publiceras på den elektroniska kanalen för offentlig upphandling HILMA,  
• att de fastställda tidsfristerna för lämnande av anbud efterföljs och 
• skyldighet till elektroniskt informationsutbyte enligt bestämmelserna i upphandlingslagen. 

Vid beräkning av det uppskattade värdet på koncessioner räknas hela den omsättning som tjänsten skapar i en vidare bemärkelse.  

Konkurrensutsättning av tjänstekoncessioner behandlas i avsnittet om koncessioner. 

Fotograferingstjänster som understiger tröskelvärdet konkurrensutsätts som små upphandlingar  

Upphandlingar som understiger tröskelvärdet omfattas inte av upphandlingslagen. Det betyder ändå inte att små upphandlingar inte skulle kräva konkurrensutsättning. Vid små anskaffningar ska man sträva efter att beakta tillräcklig öppenhet och icke-diskriminering med hänsyn till upphandlingens storlek och omfattning. 

I praktiken ska små upphandlingar konkurrensutsättas i enlighet med den upphandlande enhetens egna upphandlingsanvisningar, verksamhetsstadga och bestämmelser. 

Läs mera om detta i avsnittet om konkurrensutsättning av små upphandlingar. 

Beakta åtminstone följande i konkurrensutsättningen:

• Slå fast avtalsperioden. 
• Bestäm hur bildpaketets innehåll och pris begärs. Tänk på vad som ska betonas vid jämförelsen av bilderna. 
• Observera att det är frivilligt för föräldrar och vårdnadshavare  att köpa bilderna.  
• Kontraktet får inte innehålla personliga fördelar för skolans personal. Inte heller andra gåvor eller bonus får bindas till kontraktet om skolfotografering. 
• Före konkurrensutsättningen bör man ge dem som betalar för bilderna möjlighet att påverka innehållet i kontraktet. Ärendet kan behandlas av till exempel föräldraföreningen eller skolans direktion med representanter för vårdnadshavarna. 
• Kom ihåg att underteckna kontraktet. Det är bindande för båda parterna. 

Läs mer 

På rådgivningsenhetens webbplats 

• Koncessioner
• Små upphandlingar 
• Beräkning av det uppskattade värdet 

Mer på webben

• HFD:2019:63
  
  Offentlig upphandling – Upphandlingskontrakt – Skol- och daghemsfotografering (kho.fi)
• Skol- och daghemsfotografering som ordnas av kommunen måste konkurrensutsättas som koncessioner
  
  Kommunforbundet