Elektroniskt informationsutbyte i alla upphandlande enheter från 18.10.2018

Övergångsperioden för elektroniskt informationsutbyte enligt upphandlingslagen löper ut den 18 oktober 2018. Från och med detta datum ska alla upphandlande enheter vid upphandling över EU:s tröskelvärden ta emot anbuden och sköta allt övrigt informationsutbyte som anknyter till upphandlingsförfarandet elektroniskt. För inköpscentraler löpte motsvarande tidsfrist ut redan i april 2017.

Vad förändras 18.10.2018?

I fråga om EU-upphandling kan man efter övergångsperioden inte längre

• ta emot anbud i pappersform (exkl. undantag som bestäms i lagen)
• ta emot anbud via vanlig e-post.

Vanlig e-post går inte längre för att ta emot anbud, för framöver ska ”inboxen” för mottagning av anbud uppfylla relativt strikta dataskyddskrav på elektroniska medel. Elektroniskt informationsutbyte och tillhörande redskap behandlas i kapitel 8 i upphandlingslagen.

Upphandlingar som inletts före utgången av övergångsperioden

Om en upphandlingsannons har publicerats före den 18 oktober 2018 tillämpas ännu de tidigare bestämmelserna på informationsutbytet för upphandlingen i fråga. Anbud kan med andra ord då fortfarande tas emot till exempel i pappersform även om anbudstiden löper ut först efter den 18 oktober.

Det bör noteras att upphandlingsannonsen för en upphandling över EU:s tröskelvärden ska publiceras via HILMA senast 48 timmar efter att annonsen skickades. Upphandlande enheter bör beakta denna fördröjning om de önskar få upphandlingsannonsen publicerad före utgången av övergångsperioden.

Upphandlande enheter kan dock, om de så önskar, redan nu tillämpa bestämmelserna i kapitel 8, om informationsutbytet sker i elektronisk form. Detta kan vara tillrådligt också i en situation där annonsen avses publiceras nära utgången av övergångsperioden.

Förändringen gäller endast EU-upphandling

Skyldigheten till elektroniskt informationsutbyte gäller endast upphandlingar som överstiger EU:s tröskelvärden.

Vid nationell upphandling och upphandling av social- och hälsovårdstjänster enligt bilaga E och andra särskilda tjänster gäller inte skyldigheten att använda elektroniskt informationsutbyte. Vid dessa typer av upphandling kan man alltså fortfarande ta emot anbud i pappersform. Upphandlande enheter kan, om de så önskar, använda informationsutbyte med elektroniska medel enligt lagen, men då behöver systemen inte uppfylla kraven på dataskydd i 64 § i lagen.

Mot en elektronisk upphandlingsprocess

Efter övergångsperioden för elektroniskt informationsutbyte sker upphandlingsprocessen vid upphandling över EU-tröskelvärdena till stor del elektroniskt.

Redan nu är upphandlande enheter enligt upphandlingslagen skyldiga att med elektroniska medel ge alla kostnadsfri, oinskränkt, direkt och fullständig tillgång till upphandlingsannonsen och förfrågningsunderlaget. Sedan april 2018 har det varit ett krav att europeiska enhetliga upphandlingsdokument (ESPD) lämnas in i elektronisk form.

Lagen kräver dock inte heller framöver att upphandlande enheter till exempel ska behandla anbud elektroniskt i sin interna process.

Idén med digitaliseringen av upphandlingsprocessen har varit att den offentliga upphandlingen ska stå som gott exempel för agil förvaltning med hjälp av elektroniska medel.

Läs mer

På rådgivningsenhetens webbplats

• Elektroniskt informationsutbyte i anslutning till upphandlingsförfarandet (EU-upphandling)
• Hur anbudsförfrågan tillhandahålls anbudsgivarna (EU-upphandling)
• Informationsutbyte i samband med upphandlingsförfarandet (Nationell upphandling)
• ESPD blir helt elektroniskt i april (Aktuellt 4.4.2018)

Mer på webben

• Paperilla tehtyjen tarjousten aikakausi päättyy (Lagkliniken i Kuntalehti 16.9.2018)