Blogg: juristen Päivi Kynkäänniemi 23.10.2018
Anbudens alternativa verklighet
Rådgivningsenheten för offentlig upphandling får regelbundet förfrågningar om vad som är tillåtet och vad som är förbjudet då det gäller ändringar i en anbudsförfrågan. Jag kommer här att behandla hur man kan skapa beredskap för ändringar som visar sig behövas och vad man kan göra om ändringsbehovet överskrider gränserna för en tillåten ändring.
Om anbudsgivaren föreslår något som vi inte förstod att tillåta i anbudsförfrågan...
... men som vi absolut vill göra nu, när vi hörde att det är möjligt. Anbudsgivarens nya lösningsförslag kan underlätta serviceprocessen och också spara offentliga medel.
En marknadsdialog eller benchmarking kan öka den upphandlande enhetens marknadskännedom i tillräcklig grad och man kan inkludera noggranna krav på den lösning som ska upphandlas i anbudsförfrågan. Det är ändå inte alltid lätt att ställa rätt frågor, varvid goda alternativ framkommer först efter att anbudsförfrågan publicerats.
Villkoren i anbudsförfrågan berättar om den upphandlande enhetens förhållningssätt till alternativ som anbudsgivarna föreslår
Liksom i många andra frågor lönar det sig att fundera på om nya och alternativa lösningar är möjliga redan när en upphandling bereds. Om den upphandlande enheten har tillåtit alternativa anbud är olika lösningar möjliga. Då lönar det sig att satsa på jämförelsen och fundera på hur den görs opartiskt.
Om den upphandlande enheten inte har tillåtit alternativa anbud binder ett obligatoriskt krav såväl den upphandlande enheten som anbudsgivaren. Även om alternativa anbud inte är tillåtna kan den upphandlande enheten luckra upp sina krav genom att använda varierande ordalydelser. Genom att formulera kravet i stil med ”lös problem x” möjliggör den upphandlande enheten även ett innovativt lösningsförslag.
Följande exempel på krav används ofta:
- rutt över floden: någon kan lämna anbud på en bro, en annan en tunnel, en tredje en färja och en fjärde en linbana. Ett krav som ställs i stora drag kan preciseras exempelvis med krav på tillgänglighet.
Om den upphandlande enheten däremot redan har valt färjan och i anbudsförfrågan begär
- anbud på färja över floden, kan anbudsgivaren bara lämna anbud på olika slags färjor, såsom autonom, eldriven, driven med handvev, bemannad eller fjärrstyrd osv.
En publicerad anbudsförfrågan tål inte stora ändringar
Om anbudsförfrågan redan har publicerats får man inte längre göra stora ändringar i den. Om den upphandlande enheten får ett bra förslag till ändring finns det skäl att överväga om enheten ska gå vidare med den tidigare anbudsförfrågan eller om den vill ändra anbudsförfrågan. Om den upphandlande enheten går vidare med den tidigare anbudsförfrågan ska alla anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan förkastas.
Om den upphandlande enheten går in för att ändra anbudsförfrågan står få alternativ till buds. Vi har dryftat gränsdragningen mellan en annons om rättelse och avbrytande av upphandlingen på vår webbplats.
Huvudregeln är ändå att om man tillåter alternativa anbud eller utvidgar ett obligatoriskt krav till att omfatta nya lösningar är ändringen så stor att det enda alternativet är att avbryta upphandlingen. Avbrottet ska motiveras väl.
Om den upphandlande enheten går in för att avbryta upphandlingsförfarandet kan den med små ändringar inleda ett nytt förfarande i form av ett påskyndat förfarande. Läs mer om påskyndat förfarande på vår webbplats.
Sammanfattningsvis är det alltså lättast att lösa problemet på ett eller annat sätt redan i beredningsskedet och att diskutera alternativen med aktörerna på marknaden.
Läs mer
På Rådgivningsenhetens webbplats
De sakkunniga vid rådgivningsenheten för offentlig upphandling behandlar i sina webbkolumner och informationsartiklar aktuella teman kring upphandling och andra frågor som kommit upp i kontakterna med de upphandlande enheterna.