Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande enheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa priser och planerade kvantiteter för upphandlingskontrakt under en viss tidsperiod samt övriga villkor.
Ramavtal lämpar sig särskilt för upphandling där produkter och priser utvecklas snabbt och det ur den upphandlande enhetens synvinkel inte är ändamålsenligt att binda sig till fasta priser och villkor. Tillämpningsområdet kan vara till exempel anskaffning av datateknik och tjänsteupphandling där det inte är ändamålsenligt att på förhand fastställa tjänstens omfattning. Förfarandet möjliggör relativt långvariga kontrakt.
Särskilt inköpscentraler kan använda ramavtal som ett långvarigt upphandlingsförfarande. Ramavtal gör det möjligt att bereda sig på sannolikt kommande upphandling och på så sätt undvika diskutabel tillämpning av direktupphandling eller förhandlat förfarande på grund av brådska.
Den upphandlande enheten ska välja leverantörer för ramavtalet genom det upphandlingsförfarande som bestäms i upphandlingslagen. Vid omfattande kontrakt av stort värde är valet av parter för ramavtalen viktigt, och redan då det annonseras om en upphandling ska det ges tillräckliga uppgifter om de upphandlande enheter som är med i arrangemanget och om de upphandlingar de sannolikt kommer att göra under avtalstiden. Användningen av ramavtal ska motiveras i upphandlingsbeslutet.
Den upphandlande enheten ska välja en eller flera leverantörer för ramavtalet. Antalet leverantörer ska i förväg anges i upphandlingsannonsen, inbjudan att förhandla eller anbudsförfrågan.
Den upphandlande enheten ska i upphandlingsdokumenten för konkurrensutsättning av ramavtalet uppge det sammanlagda maximibeloppet eller maximivärdet av upphandlingen för de upphandlande enheter som deltar i ramavtalet.
Upphandlingskontrakt som grundar sig på ramavtal ska slutas mellan avtalets ursprungliga parter. Därför är det inte möjligt att ta med nya parter i förfarandet efter att upphandlingsförfarandet påbörjats. Om den upphandlande enheten ändå inte vill utnyttja det mera flexibla konkurrensutsättningsförfarande som ramavtalet möjliggör, kan den konkurrensutsätta upphandlingen genom att iaktta de krav på annonsering och förfaranden som lagen föreskriver. I villkoren för ramavtalet får inte några betydande ändringar göras under dess giltighetstid. Ramavtal får inte heller användas på ett sådant sätt att konkurrensen snedvrids, begränsas eller förhindras.
Ett ramavtal kan gälla högst fyra år. Om föremålet för upphandlingen nödvändigtvis kräver det kan ramavtalet i undantagsfall vara giltigt en längre tid. Över ramavtalet ska publiceras en annons i efterhand, men däremot inte över de enskilda upphandlingskontrakt som grundar sig på ramavtalet.
Giltighetstiden behöver inte vara lika lång för ramavtalet och de kontrakt som grundar sig på ramavtalet. Giltighetstiden för ett kontrakt som grundar sig på ett ramavtal kan alltså vara längre än för ramavtalet.
Upphandlingar som grundar sig på ramavtal med en leverantör kan göras utan konkurrensutsättning om ramavtalets villkor har fastställts. Villkoren ska vara bindande för parterna. När det gäller priset ska åtminstone reglerna för prisbildning vara bindande.
Förfarandet avviker i praktiken inte från upphandlingskontrakt där man avtalar om att leveranserna sker i enlighet med på förhand överenskomna villkor utifrån beställningen: den upphandlande enheten gör en beställning hos anbudsgivaren. När det gäller ramavtal kan den upphandlande enheten dock vid behov uppmana leverantören att precisera eller komplettera sitt anbud skriftligt.
Upphandlingar som grundar sig på ramavtal med flera leverantörer kan göras utan konkurrensutsättning om alla ramavtalets villkor har fastställts. Villkoren ska vara bindande för parterna. När det gäller priset ska åtminstone reglerna för prisbildning vara bindande.
Upphandlingen kan ske till exempel genom beställning hos den leverantör som för en viss typ av vara har inlämnat det bästa anbudet. Prioritetsordningen mellan leverantörerna ska fastställas i samband med det ursprungliga upphandlingsbeslutet.
När det är fråga om ramavtal där alla villkor har fastställts och som gäller tillhandahållande av varor eller tjänster avsedda att användas av fysiska personer, är det tillåtet att beakta de berörda fysiska personernas behov eller val i samband med de upphandlingar som görs inom ramavtalet. I samband med upphandling som grundar sig på ett ramavtal finns således möjligheten att genomföra upphandlingen utan konkurrensutsättning, om den medborgare som är användare av den vara eller tjänst som ska upphandlas i enlighet med villkoren i ramavtalet gör valet bland de leverantörer som hör till ramavtalet. En sådan situation kan förekomma till exempel i samband med ramavtal som gäller social- och hälsovårdstjänster, individuella hjälpmedel inom hälso- och sjukvården eller arbetskraftsutbildningstjänster, där den fysiska person som anlitar tjänsterna gör sitt val bland de anbudsgivare som den upphandlande enheten i enlighet med upphandlingslagen valt ut för ramavtalet. Villkoret i fråga kan dock inte tillämpas på val som görs av sådana fysiska personer som hör till den upphandlande enhetens personal, till exempel tjänsteinnehavare, även om den vara eller tjänst som är föremål för upphandlingen skulle vara avsedd för deras bruk.
Om alla villkor inte har fastställts vid ramavtal med flera leverantörer, konkurrensutsätts upphandlingarna mellan de leverantörer som omfattas av ramavtalet enligt ramavtalets villkor och vid behov enligt villkoren i anbudsförfrågan.
Den upphandlande enheten ska vid konkurrensutsättning av upphandling som grundar sig på ramavtal be om ett skriftligt anbud av de leverantörer som omfattas av ramavtalet och som har förutsättningar att genomföra upphandlingen. Föremålet för upphandlingen och villkoren för förfarandet kan preciseras i anbudsförfrågan, förutsatt att detta inte leder till väsentliga ändringar.
Den upphandlande enheten ska bestämma en anbudstid som ska vara tillräcklig med beaktande av hur komplex upphandlingen är och hur lång tid som behövs för att utarbeta ett anbud. Anbuden ska lämnas skriftligt och innehållet i dem ska vara konfidentiellt tills anbudstiden har gått ut. Den upphandlande enheten ska välja det bästa anbudet med beaktande av grunderna för totalekonomisk fördelaktighet och de eventuella utvärderingskriterierna som angetts i anbudsförfrågan. Dessa behöver dock inte vara de samma som i anbudsförfarandet för ramavtalet. Den upphandlande enheten behöver inte längre publicera en separat annons om s.k. minikonkurrensutsättning inom ett ramavtal.
Om den upphandlande enheten har slutit ett ramavtal med flera leverantörer, är det också möjligt att göra en kombination av fastställda och icke fastställda villkor. Då kan en del av de upphandlingar som grundar sig på ramavtalet
göras utan konkurrensutsättning så att leverantören väljs i enlighet med villkoren i ramavtalet och objektiva villkor för val av anbudsgivare vid upphandling enligt ramavtalet. En del av de upphandlingar som grundar sig på ramavtalet kan också göras så att de konkurrensutsätts i form av minikonkurrensutsättning.
I ramavtalets anbudsförfrågan ska det anges kriterier för hur sättet för intern upphandling inom ramavtalet ska avgöras. En sådan hybridmodell kan vara användbar i situationer där priserna på en del av produkterna inom ramavtalet varierar nästan dagligen och en del av produkterna har nästan samma priser under hela ramavtalets giltighetstid. Detta kan vara fallet till exempel för flygrutter.
Mer på webben
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.